Cabinet de psychologie : prise des premiers rendez-vous

Laissez les nouvelles personnes réserver en ligne un premier rendez-vous d'orientation avec l'assistant en psychologie du cabinet : un créneau fixe pour recueillir la demande, expliquer le fonctionnement du cabinet et convenir de la suite, comme un bilan individuel avec un psychologue, un programme de groupe ou une orientation ailleurs. Créez un service dédié, ouvrez des créneaux certains jours, et indiquez dans la description ce que couvre ce rendez-vous et ce qu'il ne couvre pas. Les demandes ne s'accumulent plus sur le répondeur, chacun obtient vite un horaire, et les psychologues reçoivent des personnes déjà orientées.

Un entretien d'orientation n'est pas une séance de thérapie, et la description doit le dire. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Donnez une place à chaque créneau, pour qu'une seule personne réserve chaque rendez-vous.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres, et indiquez les tarifs du cabinet, ou la gratuité de l'entretien, dans la description de chaque service.

Ouvrez les créneaux d'orientation sur des demi-journées fixes, comme le mardi et le jeudi matin, pour que la semaine de l'assistant laisse aussi de la place aux groupes et à l'administratif. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin. Un créneau réservé quitte la page : la personne suivante choisit un autre horaire. Si la demande augmente, ajoutez une demi-journée plutôt que de raccourcir les créneaux. Des entretiens de même durée permettent à l'assistant d'organiser sa matinée et de rédiger ses notes entre deux rendez-vous.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier de la personne qui réserve. Comme la note figure dans le fichier calendrier, demandez de ne pas y décrire ses difficultés : l'entretien est fait pour cela. Demandez seulement des informations pratiques, comme le meilleur moment pour rappeler ou les besoins d'accessibilité.

Pour un enfant ou un adolescent, le premier rendez-vous peut se faire avec les parents. Proposez un service à part avec un créneau plus long, et demandez au parent d'indiquer son propre nom dans la réservation et le prénom et l'âge de l'enfant dans la note.

Un entretien en vidéo convient aux personnes éloignées ou pour qui venir au cabinet est difficile pour un premier contact. Créez-le comme service à part. Book ne crée pas de lien vidéo : envoyez le lien de réunion par e-mail après la réservation, et précisez dans la description qu'il faut s'installer dans un endroit au calme et à l'abri des oreilles.

En fin d'entretien, l'assistant convient de la suite avec la personne. S'il s'agit d'un bilan individuel, le cabinet peut le réserver tout de suite depuis l'agenda ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et la personne reçoit une confirmation avec un fichier calendrier si vous saisissez son e-mail. S'il s'agit d'un programme de groupe, elle peut réserver une place dans le service du programme.

Mettez le lien de réservation sur le site du cabinet, dans le message du répondeur et dans les courriers aux médecins et aux écoles qui orientent vers vous. Les personnes pour qui téléphoner est difficile peuvent alors prendre un premier contact à leur rythme. Une courte phrase sur le site expliquant ce qu'est l'entretien d'orientation, et que ce n'est pas une thérapie, aide chacun à choisir le bon rendez-vous avant de réserver.

La personne ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : elle contacte le cabinet, et vous déplacez le rendez-vous depuis votre liste de réservations. Si vous devez annuler, prévenez-la vous-même, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement, et proposez vite un nouvel horaire. Book n'envoie pas de rappel. Les réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.