Cabinet de psychologie : réservation des groupes et ateliers

Laissez chacun réserver une place dans les programmes de groupe et les ateliers qu'un assistant en psychologie anime pour le cabinet : un cycle de gestion du stress sur six semaines, un atelier sommeil, un groupe de parents. Créez un service par programme, fixez les places que le groupe peut accueillir, et indiquez dans la description à qui s'adresse le programme, combien de séances il compte et comment le cabinet vérifie qu'il convient. Les places se remplissent sans série d'appels, l'assistant sait qui compose le groupe avant la première séance, et les psychologues gardent leur temps pour les suivis individuels.

Un atelier sommeil et un groupe de parents n'appellent ni les mêmes invitations, ni les mêmes salles, ni le même matériel. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées et places sont des exemples : fixez les vôtres, et indiquez les tarifs du cabinet dans la description de chaque service.

Fixez les places selon la taille de groupe prévue par le programme et la capacité de la salle. Une séance complète quitte votre page : les inscrits suivants choisissent le cycle d'après. La page publique n'affiche pas les places restantes : si le cabinet veut garder des places pour les personnes orientées par ses propres psychologues, réduisez la capacité et ajoutez-les vous-même.

Un programme qui progresse de semaine en semaine fonctionne mieux avec les mêmes personnes du début à la fin. La première réservation prend une place à la séance une ; l'assistant réserve ensuite les séances suivantes du cycle pour chaque participant depuis l'agenda. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : calez-la sur la dernière séance. Chaque créneau tient dans une journée, un cycle est donc une série de créneaux hebdomadaires, pas une seule longue réservation.

Une séance d'information ouverte permet de rencontrer l'assistant, de comprendre le déroulement du programme et de poser des questions avant de s'engager. Proposez-la comme service à part avec plus de places, et précisez dans la description que l'entrée dans un programme suit un court entretien d'orientation avec le cabinet.

Certains programmes se déroulent en ligne pour les personnes qui ne peuvent pas se déplacer ou préfèrent participer depuis chez elles. Créez la version en ligne comme service à part, pour que chacun choisisse le format qui lui convient. Book ne crée pas de lien vidéo : envoyez le lien de réunion par e-mail une fois la place réservée, et indiquez dans la description ce qu'il faut prévoir, comme une pièce calme, une caméra et un casque, pour préserver la confidentialité du groupe.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier de la personne qui réserve. Comme la note figure dans le fichier calendrier, demandez dans la description des informations pratiques seulement, comme les besoins d'accessibilité, et recueillez tout élément clinique par le processus d'accueil du cabinet. Nommez les services par thème plutôt que par trouble si le cabinet le préfère, puisque la page publique affiche tous les services ouverts.

L'assistant en psychologie travaille sous la supervision d'un psychologue, selon les règles qui s'appliquent au cabinet. Indiquez dans la description qui supervise le programme. Book propose une page de réservation par activité et pas de champ par praticien : si plusieurs personnes animent des groupes, donnez à chacune ses propres services, pour que la liste de réservations montre qui anime quel groupe.

Mettez le lien de réservation sur le site du cabinet, dans les courriers aux médecins traitants et en salle d'attente. Les personnes en attente d'un suivi individuel peuvent aussi rejoindre un groupe entre-temps, si le cabinet le propose.

Le participant ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : il contacte le cabinet, et l'assistant déplace ou annule depuis la liste de réservations. Si une séance est annulée, prévenez vous-même chaque participant, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Le participant qui a saisi son e-mail a reçu une confirmation avec un fichier calendrier ; Book n'envoie pas de rappel. Les réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.