Ludothérapeute : réservation des séances de groupe en ligne

Organisez vos séances de groupe avec un nombre de places fixe que les familles, les aidants et les participants réservent en ligne : un groupe jeux hebdomadaire pour enfants, un groupe jardinage pour adultes, une séance musique et mémoire dans une salle de quartier. Créez un service par groupe, fixez les places selon ce que permettent l'activité et la salle, et indiquez dans la description à qui s'adresse le groupe, comment se déroule une séance et quoi apporter. Chacun réserve une place dans le bon groupe, aucune séance ne dépasse ce que vous pouvez accompagner, et vous savez qui vient avant d'installer la salle.

Un groupe d'éveil sensoriel pour jeunes enfants et un groupe jeux de société pour personnes âgées n'ont besoin ni des mêmes salles, ni du même matériel, ni du même rythme. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées et places sont des exemples : fixez les vôtres, et indiquez vos tarifs dans la description de chaque service.

Fixez les places de chaque séance selon l'accompagnement dont les participants ont besoin, l'espace et le matériel : moins de places pour un groupe où chacun demande une attention proche, plus pour une activité conviviale. Une séance complète quitte votre page : la famille choisit un autre groupe ou une autre date plutôt que d'arriver devant une salle pleine. Si un collègue ou un bénévole vous rejoint pour une séance, vous pouvez augmenter les places de cette date.

Certains groupes fonctionnent mieux avec les mêmes personnes chaque semaine, d'autres accueillent de nouveaux participants à chaque séance. Précisez-le dans la description.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : calez la date de fin sur la dernière séance du cycle. Chaque créneau tient dans une journée, un cycle est donc une série de créneaux hebdomadaires, pas une seule longue réservation.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier de la personne qui réserve. Chaque réservation en ligne prend une place. Comme la note figure dans le fichier calendrier, demandez dans la description des informations pratiques seulement, comme le prénom du participant si un parent ou un aidant réserve, les besoins de mobilité ou d'accès et le matériel à apporter, et recueillez les informations de santé par votre propre processus d'accueil.

Un EHPAD, un accueil de jour ou une école peut vouloir une séance de groupe pour ses résidents ou ses élèves. Créez un service à part avec une place par créneau, pour que la structure réserve toute la séance, et demandez dans la note le nombre de participants et le contact sur place. Book n'encaisse pas de paiement : indiquez comment les structures sont facturées.

Consultez votre liste de réservations la veille pour préparer le matériel pour le bon nombre de personnes, et imprimez une feuille de présence pour la séance. Si vous travaillez dans une salle prêtée, comme une salle municipale, incluez l'installation et le rangement dans le créneau.

Le participant ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : il vous contacte, et vous le déplacez vers une autre séance ou annulez depuis votre liste de réservations. Si vous annulez une séance, annulez les réservations et prévenez vous-même chaque participant, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Indiquez dans la description quel délai vous demandez en cas d'absence, pour proposer la place à quelqu'un qui l'a demandée.

Mettez le lien de réservation sur votre site, dans vos courriers aux écoles et aux équipes soignantes, et sur des affiches dans les centres sociaux. La famille orientée vers vous choisit alors un groupe et une date sans téléphoner.

Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac : les séances de groupe s'affichent à côté de vos séances individuelles et de vos interventions à domicile. Les créneaux de services différents peuvent se chevaucher : vérifiez que vous n'êtes pas ouvert pour une visite à domicile pendant un groupe. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.