Appareillage auditif et suivis : planifier toute la série

Planifiez l'appareillage et ses suivis comme une seule série : dès que le rendez-vous d'appareillage est fixé, réservez vous-même les visites de suivi depuis votre agenda, aux intervalles que vous pratiquez, chacune dans sa prestation avec la bonne durée de créneau. Le patient repart avec toutes les dates par écrit, vous voyez la série entière dans votre agenda, et personne n'a à penser à rappeler après les premières semaines de port.

Étapes et durées sont données à titre d'exemple : reprenez celles de votre protocole. Dans Book, chaque type de visite est une prestation avec son nom, sa description facultative et son prix, et chaque créneau appartient à une seule prestation. C'est ainsi qu'un appareillage de 90 minutes ne se retrouve jamais sur un créneau de suivi de 30 minutes.

Le meilleur moment pour réserver les suivis, c'est la fin de l'appareillage, quand le patient est devant vous. Ouvrez votre agenda, choisissez un créneau de la prestation de suivi à l'intervalle voulu et créez la réservation. Recommencez pour chaque visite. Le prénom et le nom sont obligatoires ; l'e-mail, le téléphone, une note et le nombre de personnes sont facultatifs.

Si vous saisissez l'e-mail du patient, il reçoit une confirmation pour chaque visite, avec un fichier calendrier à ajouter à son téléphone. Book n'envoie pas de rappels : c'est cette liste de dates écrites qui fait tenir la série. Pour les patients sans e-mail, notez les dates sur papier.

Une série ne tient que si vos créneaux de suivi existent plusieurs semaines à l'avance. Créez-les une fois, puis répétez-les sur les jours de la semaine choisis jusqu'à une date de fin qui couvre votre série la plus longue. Un créneau d'une place réservé disparaît de votre page publique : les suivis que vous réservez vous-même ne bloquent donc rien d'autre.

Quand vous réservez un suivi, ajoutez une courte note sur son objet : « suivi 1, confort dans le bruit » ou « bilan de fin d'essai ». La note figure dans la réservation, dans votre e-mail de nouvelle réservation et dans le fichier calendrier reçu par le patient : limitez-la à l'organisation. Les informations cliniques restent dans votre dossier patient.

Mettez l'essentiel dans la description de chaque prestation, pour que le patient le voie en réservant ou en relisant sa confirmation :

Un appareillage est long et demande toute votre attention, le matériel de réglage et une salle calme. Donnez-lui des plages fixes, par exemple deux fins de matinée par semaine, et organisez suivis et contrôles autour. N'ouvrez pas une autre prestation dans la même salle au même moment : Book laisse les créneaux de prestations différentes se chevaucher, c'est à vous de les séparer.

Si le premier suivi doit avoir lieu dans un délai précis après l'appareillage, placez les jours d'appareillage de façon à disposer de créneaux de suivi à la bonne distance, et réservez les deux en même temps.

Entre deux visites prévues, un patient a parfois besoin d'un petit ajustement : un sifflement, un dôme à changer, un réglage qui ne convient pas à une nouvelle situation. Une prestation « Réglage rapide » avec des créneaux de 15 à 20 minutes lui permet de réserver en ligne sans prendre un suivi complet. Décrivez-la clairement, par exemple « pour les patients déjà appareillés, petits réglages et pièces », pour éviter qu'un nouveau patient la choisisse par erreur.

Le patient ne peut pas déplacer ses réservations en ligne. Si une visite de la série change, déplacez-la depuis votre liste de réservations et prévenez le patient vous-même, par téléphone ou e-mail : Book ne lui envoie pas d'e-mail en cas de changement. Si plusieurs visites bougent, vérifiez que les écarts restent cohérents.

La synchronisation avec Google, iPhone ou Mac affiche chaque visite dans votre agenda. Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, sans commission, sans engagement. Il ne gère ni paiements ni dossiers d'appareillage : gardez-les dans votre logiciel métier.