Premier bilan auditif : organiser les rendez-vous

Faites du premier bilan auditif une prestation à part, avec un créneau assez long pour l'entretien, l'examen des oreilles, les tests en cabine et l'explication des résultats, et précisez dans la description ce qu'il faut apporter et si un proche peut venir. Les patients qui entendent mal au téléphone sont justement ceux à qui la réservation en ligne rend service : ils choisissent un horaire, remplissent un court formulaire et reçoivent une confirmation écrite.

Appeler un cabinet est difficile quand on entend mal. Une réservation écrite évite les dates et les heures mal comprises : le patient voit le créneau à l'écran, et l'e-mail de confirmation reprend la prestation, la date et l'heure, avec un fichier calendrier à ajouter à son téléphone. Un proche peut aussi réserver pour lui, du moment que le nom du patient figure sur la réservation.

Ces temps sont indicatifs : additionnez vos propres étapes et retenez le total comme durée du créneau, par exemple 60 minutes. Dans Book, une prestation a un nom, une description facultative et un prix, et chaque créneau appartient à une seule prestation, avec son heure de début et de fin. Le patient qui réserve « Premier bilan auditif » ne voit que les créneaux de cette prestation.

Distinguez le premier bilan des visites plus courtes : contrôle auditif d'un patient déjà suivi, examen avant un appareillage, réglage d'aide auditive. Chacune a sa prestation et sa durée de créneau. La description doit dire à qui elle s'adresse, pour qu'un nouveau patient ne réserve pas un contrôle de 20 minutes alors qu'il lui faut une heure.

Un conjoint ou un enfant présent au rendez-vous peut aider : il sait comment le patient s'en sort à la maison, à table ou devant la télévision. Le formulaire public réserve une personne par réservation, inutile donc de prévoir une place de plus dans le créneau. Indiquez dans la description qu'un proche est le bienvenu et demandez au patient de le signaler dans la note, par exemple « je viens avec ma fille ».

Si c'est le proche qui réserve, il saisit le prénom et le nom du patient, et peut laisser son propre e-mail et téléphone s'il est plus simple à joindre. Précisez ce que vous préférez dans la description.

Le formulaire demande prénom, nom, e-mail et téléphone, avec une note facultative. Proposez quelques points courts pour cette note :

Gardez les questions médicales pour le rendez-vous et votre dossier. Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation, avec les coordonnées du patient et la note, pour préparer le dossier avant son arrivée.

La cabine est votre goulet d'étranglement. N'ouvrez les créneaux de premier bilan que lorsqu'elle est libre, les uns après les autres, sans chevauchement. Book n'empêche pas deux prestations différentes de se chevaucher : si la cabine sert aussi aux contrôles, organisez la semaine pour que les deux prestations ne tombent pas en même temps.

Construisez une semaine type, puis répétez chaque créneau sur les jours choisis jusqu'à une date de fin. Les créneaux du matin peuvent convenir aux patients qui préfèrent éviter les heures de pointe ; ceux de fin de journée aux actifs. Votre page affiche les horaires dans le fuseau horaire du cabinet.

Si le patient a besoin d'un contrôle, d'un essai d'appareil ou d'un appareillage, réservez-le avant qu'il parte, depuis votre agenda. Saisissez son e-mail s'il doit recevoir une confirmation avec le fichier calendrier. Book n'envoie pas de rappels : une date écrite est ce qui fait avancer la suite.

Si vous devez déplacer un rendez-vous, faites-le depuis votre liste de réservations et prévenez le patient vous-même : Book ne lui envoie pas d'e-mail en cas de changement. Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations illimitées, sans commission, sans engagement.