Chiropracteur : reprogrammer le patient avant qu'il parte
Fixer la prochaine séance en fin de rendez-vous garde le suivi sur les rails, mais sans secrétariat, cela ralentit. Reprogrammer vite, réserver à l'avance.
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Pour reprogrammer vos patients avant qu'ils partent, faites-en la dernière étape de chaque séance : convenez de la prochaine date pendant qu'ils sont encore sur la table ou se rhabillent, réservez vous-même le créneau depuis votre calendrier en moins d'une minute, et laissez-les repartir avec l'horaire déjà confirmé. Quand vous avez convenu d'une série de séances, réservez-les toutes avant que le patient parte. Gardez quelques créneaux par semaine hors de cette routine, pour que les nouveaux patients trouvent encore un premier bilan sur votre page.
Pourquoi reprogrammer en fin de séance
Un patient qui repart sans prochain rendez-vous doit penser à réserver, trouver un moment qui lui convient et espérer qu'il soit encore libre. Certains le feront le soir même ; d'autres des semaines plus tard, ou jamais, et reviendront quand la gêne sera revenue. Quand vous avez conseillé un suivi, le moment le plus simple pour le fixer, c'est quand le patient est encore devant vous et que la raison de revenir est fraîche.
Pour un cabinet sans secrétariat, toute la difficulté est de le faire sans créer de file à la porte ni empiéter sur le temps du patient suivant.
Une routine qui prend une minute
- Annoncez-le pendant la séance : « J'aimerais vous revoir dans une semaine environ. » Le patient peut consulter son agenda pendant que vous terminez.
- Proposez deux options : « Mardi à 18 h ou jeudi à 8 h 20 ? » Deux choix vont plus vite qu'une question ouverte.
- Réservez vous-même depuis votre calendrier avant que le patient parte. Le créneau disparaît aussitôt de votre page.
- Répétez l'horaire à voix haute au moment où il s'en va, pour qu'il n'y ait aucun doute.
Gardez votre calendrier Book ouvert sur une tablette ou un ordinateur dans la salle de soins, pour ne pas avoir à passer par un bureau. Si un patient préfère décider plus tard, envoyez-lui le lien de votre page et laissez-le choisir.
Réserver plusieurs séances à l'avance
Quand vous avez convenu avec le patient d'une série de séances, ne réserver que la suivante oblige à refaire la même discussion à chaque fois. Réservez plutôt toute la série. Le patient repart avec toutes ses dates, et vous voyez vos prochaines semaines se remplir.
Choisissez si possible le même jour et la même heure. Un créneau régulier est plus facile à tenir pour le patient et plus simple à organiser pour vous. Si une date doit changer plus tard, déplacez-la depuis votre liste de réservations et prévenez le patient vous-même : Book ne lui envoie pas d'e-mail quand vous modifiez une réservation.
Espacer les séances dans le temps
La fréquence des séances relève de votre décision clinique, et elle évolue souvent au fil du suivi : rapprochées au début, plus espacées ensuite, parfois une séance d'entretien régulière. Votre calendrier doit suivre cette évolution.
| Phase | Façon de réserver | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Début du suivi | Réserver la série convenue dès les premières séances | Assez de créneaux courts dans les semaines à venir |
| Espacement | Reprogrammer une ou deux séances à la fois | Patients qui décrochent sans prochaine date |
| Entretien | Fixer la séance suivante à la fin de chacune | Creux saisonniers, vacances |
| Fin du suivi | Pas de réservation ; le patient réserve sur votre page si besoin | Page à jour |
Garder de la place pour les nouveaux patients
Si chaque patient suivi est reprogrammé des semaines à l'avance, votre page peut se remplir au point qu'un nouveau patient ne trouve rien avant un mois. Le premier bilan est une prestation à part, avec ses propres créneaux : décidez combien vous en ouvrez chaque semaine et tenez-les hors de la routine de reprogrammation. Ne donnez pas un créneau de premier bilan à un patient suivi parce qu'il est libre ; ouvrez plutôt un créneau d'ajustement supplémentaire si vous le pouvez.
Une fois par semaine, regardez votre calendrier quelques semaines à l'avance. Si les créneaux d'ajustement sont presque tous pris, c'est le signe qu'il faut ouvrir des heures en plus, ou espacer un peu les séances d'entretien.
Quand le patient réserve lui-même
Certains patients préfèrent réserver seuls. Ils ouvrent votre page, choisissent le type de séance et un créneau libre, et réservent sans compte. Ils reçoivent un e-mail de confirmation, et vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation. Book n'envoie pas de rappel : pour les séances réservées des semaines à l'avance, vous pouvez envoyer votre propre message la veille.
Quand le patient ne peut pas décider tout de suite
Tous les patients ne connaissent pas leur emploi du temps en fin de séance. Plutôt que de laisser la question ouverte, fixez une échéance : « Réservez sur ma page d'ici vendredi, sinon je vous appelle lundi. » Notez-le dans votre propre liste de suivi. La décision reste au patient, sans que la prochaine séance glisse de plusieurs semaines.
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