Chiropracteur : organiser une journée de séances courtes

Une journée de séances de chiropraxie courtes tient mieux sur une grille fixe. Choisissez une durée standard pour les ajustements, placez les premiers bilans, plus longs, à des heures définies plutôt que là où ils rentrent, et prévoyez de courtes pauses à intervalles réguliers pour qu'un retard de quelques minutes ne se propage pas jusqu'au soir. Répétez la même grille chaque semaine : vos patients repèrent votre rythme, et vous voyez d'un coup d'œil où sont les trous.

Avec des ajustements de vingt minutes, une journée peut accueillir beaucoup de patients. C'est aussi sa faiblesse. Un patient qui arrive avec cinq minutes de retard, une question qui prend trois minutes de plus, un premier bilan qui déborde : chaque petit retard décale tous les rendez-vous suivants. En fin d'après-midi, le patient prévu à 17 h 40 passe parfois à 18 h 10.

Les séances longues absorbent les petits retards. Les courtes les transmettent. Une journée de séances courtes doit donc être conçue, pas seulement remplie.

Mélanger des créneaux de 15, 20 et 25 minutes rend la grille irrégulière et laisse des trous que personne ne peut réserver. Choisissez une durée standard pour les ajustements et les séances d'entretien, celle qui correspond à votre séance habituelle, notes et accueil du patient suivant compris. Les séances plus longues, séance longue ou premier bilan, gagnent à en être des multiples, pour s'insérer proprement.

Ces durées sont des exemples à adapter. Ce qui compte, c'est la régularité de la grille.

Un nouveau patient a besoin d'une anamnèse et d'un examen : son premier rendez-vous est plus long. Si les premiers bilans peuvent tomber n'importe où, ils cassent le rythme des ajustements autour d'eux. Décidez à l'avance où ils vont : par exemple le premier créneau de chaque matinée et après-midi, ou deux horaires fixes certains jours. Vous savez ainsi quand vous aurez besoin de plus de temps, et les patients suivis gardent leur rythme.

Sur Book, chaque type de séance est une prestation avec son prix et une description facultative, et vous ouvrez des créneaux pour chacune, à la durée qu'elle demande. Les créneaux de prestations différentes peuvent se chevaucher, et une réservation ne bloque pas le créneau d'une autre prestation à la même heure : n'ouvrez donc les créneaux de premier bilan qu'aux places prévues, pas par-dessus les ajustements.

Une pause, c'est une courte période sans aucun créneau. Placez-en une ou deux par demi-journée. Si la journée est à l'heure, c'est le moment de boire un verre d'eau, de finir vos notes ou de rappeler quelqu'un. Si elle a pris du retard, la pause l'absorbe avant qu'il n'atteigne les patients suivants. Vous fixez le début et la fin de chaque créneau : une pause, c'est simplement un espace que vous laissez vide dans la grille.

En créant vos créneaux, vous pouvez les répéter chaque semaine sur les jours de votre choix, jusqu'à une date de fin. Construisez la grille d'une journée type, répétez-la sur vos jours de travail, et n'ajustez que les exceptions. Vos patients retrouvent les mêmes horaires d'une semaine à l'autre sur votre page, ce qui les aide à trouver un moment compatible avec leur quotidien.

Si vous consultez tard un soir par semaine, donnez à ce soir-là sa propre grille et répétez-la uniquement ce jour-là.

Indiquez dans la description de vos prestations la durée de chaque séance et demandez aux patients d'arriver à l'heure ; avec des séances courtes, un patient en retard aura peut-être une séance raccourcie. Reprogrammez vos patients en fin de séance en réservant vous-même le créneau depuis votre calendrier, plutôt que de laisser une file se former à l'accueil. Les appels de la journée peuvent attendre la prochaine pause.

Les patients réservent sans compte et reçoivent un e-mail de confirmation ; vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation. Quand vous déplacez ou annulez une séance depuis votre liste de réservations, Book n'envoie pas d'e-mail au patient : prévenez-le vous-même.