Conseiller en insertion : planning des suivis et rendez-vous

Une fois l'accompagnement lancé, il prend un rythme : des rendez-vous hebdomadaires pour préparer candidatures et entretiens, puis des visites sur le lieu de travail et de courts points une fois le poste commencé. Créez un service par type de rendez-vous, réservez les séries depuis votre agenda, et laissez la personne réserver en ligne un rendez-vous supplémentaire quand elle en a besoin, par exemple avant un entretien d'embauche. Vous gardez un planning hebdomadaire stable, la personne connaît toujours la date suivante, et le suivi après la prise de poste ne se perd pas.

Un rendez-vous au bureau, une visite chez l'employeur et un court point en vidéo n'ont ni la même durée ni le même lieu. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Donnez une place à chaque créneau, pour qu'une seule personne réserve chaque rendez-vous.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres. Le champ prix est facultatif ; laissez-le vide si l'accompagnement est financé.

Un accompagnement régulier fonctionne mieux à jour et heure fixes. Après le premier entretien, réservez vous-même les rendez-vous suivants depuis votre agenda ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et la personne reçoit une confirmation avec un fichier calendrier pour chacun si vous saisissez son e-mail. Book n'envoie pas de rappel : le fichier calendrier aide à s'y retrouver, et un court message la veille peut aider si la personne est d'accord.

Un entretien d'embauche la semaine suivante ou un premier jour difficile peuvent demander un rendez-vous de plus. Ouvrez chaque semaine quelques créneaux de préparation à l'entretien que la personne réserve elle-même en ligne. Un créneau réservé quitte votre page : la personne suivante choisit un autre horaire.

Une fois le poste commencé, les visites sur le lieu de travail aident la personne à trouver sa place et donnent un contact à l'employeur. Créez un service de visite avec le trajet inclus dans chaque créneau, et réservez-le vous-même après avoir convenu d'un horaire avec la personne et l'employeur. Book propose une page de réservation par activité et votre page publique affiche tous les services ouverts : précisez dans la description que les visites sont organisées par vous.

De courts points téléphoniques pendant les premières semaines repèrent tôt les difficultés, comme un trajet compliqué, des tâches peu claires ou un aménagement manquant. Réservez une série au rythme qui convient à la personne, par exemple chaque semaine au début puis chaque mois. Le déplacement fonctionne d'un service à l'autre : un point peut devenir une visite sur place si quelque chose le demande.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier de la personne qui réserve. Invitez à y indiquer ce sur quoi la personne veut travailler, comme une date limite de candidature ou d'entretien, ou un aménagement dont elle a besoin. Comme la note figure dans le fichier calendrier, demandez de ne pas y écrire d'informations de santé.

Une fois en poste, la personne peut avoir besoin de rendez-vous tôt le matin, à midi ou après le travail. Ouvrez quelques créneaux à ces horaires certains jours. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : un planning avec des créneaux en soirée se met en place en quelques minutes.

Un bilan tous les quelques mois avec la personne, et avec un proche ou le prescripteur si elle le souhaite, montre le chemin parcouru et la suite. Créez un service de bilan plus long et réservez-le depuis votre agenda, puis invitez les personnes souhaitées en transférant l'invitation du fichier calendrier de la confirmation.

La personne ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : elle vous contacte, et vous déplacez le rendez-vous depuis votre liste de réservations. Si vous devez annuler, prévenez-la vous-même, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Les réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac : rendez-vous au bureau, visites en entreprise et appels s'affichent au même endroit. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.