Conseiller en insertion : prise des premiers entretiens

Laissez les personnes en situation de handicap qui cherchent un emploi réserver en ligne un premier entretien avec vous, sur place ou en vidéo : un temps fixé pour écouter ce qu'elles recherchent, expliquer votre accompagnement et convenir de la suite. Créez un service dédié au premier entretien, ouvrez des créneaux certains jours, et indiquez dans la description sa durée, le lieu, comment demander un aménagement et qui peut venir. Les personnes pour qui téléphoner est difficile prennent contact à leur rythme, les prescripteurs peuvent réserver pour elles, et vous commencez chaque premier entretien en connaissant déjà les détails pratiques.

Un premier entretien demande plus de temps qu'un rendez-vous de suivi. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Donnez une place à chaque créneau, pour qu'une seule personne réserve chaque entretien.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres. Le champ prix est facultatif ; laissez-le vide si l'accompagnement est financé.

Proposez les deux formats en services séparés, pour que chacun choisisse ce qui lui convient. Book ne crée pas de lien vidéo : envoyez le lien de réunion par e-mail après la réservation, et précisez dans la description qu'un appel téléphonique est possible si la vidéo est difficile. Pour un entretien chez un partenaire, comme une médiathèque ou un centre social, créez un service à part avec cette adresse.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier de la personne qui réserve. Invitez dans la description à indiquer dans la note ce qui aiderait, comme un accès de plain-pied, une salle calme, du temps en plus, des documents en FALC ou un interprète en langue des signes. Comme la note figure dans le fichier calendrier, demandez de ne pas y décrire sa santé ou son handicap : vous parlerez de ce qui compte pour l'emploi pendant l'entretien.

Précisez dans la description qu'un proche, un ami ou un accompagnant est le bienvenu. Si quelqu'un réserve pour la personne, demandez-lui d'indiquer le nom de la personne accompagnée dans la réservation et son propre nom et numéro dans la note.

Les services de l'emploi, les écoles, les travailleurs sociaux et les équipes de santé peuvent vous orienter des personnes. Donnez-leur le lien de réservation pour qu'ils réservent avec la personne pendant leur propre rendez-vous. Vous pouvez aussi réserver directement depuis votre agenda après un appel ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et la personne reçoit une confirmation avec un fichier calendrier si vous saisissez son e-mail.

Gardez les premiers entretiens sur des demi-journées fixes pour laisser de la place au suivi et aux visites en entreprise. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin. Un créneau réservé quitte votre page : la personne suivante choisit un autre horaire. Proposer le matin et l'après-midi aide les personnes qui ont besoin de temps pour se préparer, qui voyagent en transport adapté ou qui organisent l'entretien autour de soins ou d'un traitement.

Convenez ensemble de la suite, comme des rendez-vous d'accompagnement réguliers, et réservez le premier depuis votre agenda avant que la personne parte. Book n'envoie pas de rappel : un court message la veille peut aider, si la personne accepte d'en recevoir.

La personne ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : elle vous contacte, et vous déplacez l'entretien depuis votre liste de réservations. Le déplacement fonctionne d'un service à l'autre : un entretien au bureau peut devenir un entretien en vidéo si le trajet est difficile ce jour-là. Si vous devez annuler, prévenez vous-même la personne, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Les réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.