Garder des suivis courts à côté des longues consultations

Gardez dans votre semaine quelques blocs de créneaux de suivi courts, séparés de vos longues premières consultations, et réservez-les aux patients déjà reçus. Une première consultation d'homéopathie peut dépasser l'heure : quelques-unes suffisent à remplir une journée, et le patient qui a besoin d'un suivi rapide ne trouve rien avant des semaines. Faites du suivi une prestation à part, ouvrez-le en créneaux courts à heures fixes, et précisez à qui il s'adresse.

Une première consultation prend du temps : les antécédents, le mode de vie, ce que le patient a déjà essayé, les questions qui surgissent en chemin. Si votre page ne propose que des créneaux de cette durée, chaque heure libre ressemble à une autre pour un nouveau patient, qui la prend. Le patient vu il y a un mois, qui a besoin de vingt minutes pour faire le point, attend derrière lui ou réserve un long créneau inutile.

La solution n'est pas d'ajouter des heures. C'est de donner à chaque type de rendez-vous sa prestation et ses créneaux, pour que les deux publics trouvent leur place.

Sur Book, une prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique. Chaque créneau appartient à une seule prestation, avec son heure de début et de fin. Le patient qui choisit une prestation ne voit que ses créneaux libres.

Durées et prix ne sont que des exemples : fixez les vôtres. L'essentiel est dans la description : écrivez « réservé aux patients déjà reçus » sur chaque prestation de suivi, pour qu'un nouveau patient ne prenne pas un créneau de 30 minutes pour ce qui devrait être une première consultation.

Des créneaux de 30 minutes éparpillés entre les longues consultations laissent des trous difficiles à remplir. Mieux vaut les regrouper :

Créez les créneaux sur les jours de votre choix et répétez-les chaque semaine jusqu'à une date de fin. Vos longues consultations restent dans leurs blocs, vos blocs de suivi restent ouverts aux patients déjà reçus. Book affiche les horaires dans votre fuseau horaire, avec son nom, ce qui aide si certains patients suivis en visio vivent ailleurs.

Deux façons de faire, compatibles entre elles. En fin de consultation, convenez du moment où le patient doit revenir et réservez vous-même le suivi depuis votre calendrier : prénom et nom obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, une courte note si utile. Si vous saisissez son e-mail, le patient reçoit la confirmation et le fichier calendrier. Ou bien invitez-le à réserver un créneau de suivi en ligne le moment venu, sans créer de compte.

Il arrive qu'un patient souhaite faire le point avant la date prévue alors que vos blocs de suivi sont pleins. Tout créneau ouvert est visible sur votre page publique : impossible d'en garder un de côté pour les appels. Laissez plutôt un peu de marge dans la semaine, la fin d'une matinée par exemple, et quand un patient appelle, créez-y un créneau de suivi et inscrivez-le aussitôt. Un créneau réservé à une place est complet et n'apparaît pas sur votre page.

Soyez clair sur le rôle du suivi. Si la situation semble urgente ou médicale, le patient doit voir son médecin ; écrivez-le dans la description du suivi.

Après quelques semaines, regardez votre liste de réservations. Si les premières consultations sont réservées loin à l'avance alors que des créneaux de suivi restent vides, transformez un bloc de suivi en créneaux de consultation. Si les patients déjà reçus ne trouvent pas de date, ajoutez un bloc de suivi. Rien n'est figé : vous pouvez déplacer, supprimer ou ouvrir des créneaux à tout moment.

Les changements apportés à une réservation existante ne sont pas envoyés par e-mail : Book envoie une confirmation à la création de la réservation, pas quand vous la déplacez ou l'annulez. Prévenez vous-même le patient. Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement.