Infirmier libéral : réservation des séances de vaccination

Organisez vos séances de vaccination contre la grippe avec des créneaux que les patients réservent en ligne : créez un service de vaccination pour la campagne, ouvrez des créneaux courts les jours où vous vaccinez, et donnez quelques places à chaque créneau si vous pouvez vacciner plusieurs personnes dans ce temps. Indiquez dans la description à qui s'adresse la séance, quoi apporter et combien de temps rester après. Le patient vient à une heure fixée au lieu de faire la queue, vous savez combien de doses préparer chaque jour, et les journées de vaccination n'empiètent pas sur vos soins habituels.

La vaccination a son propre rythme : quelques semaines à l'automne, une suite de passages courts, puis plus rien jusqu'à l'année suivante. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées et places sont des exemples : fixez les vôtres. Le champ prix est facultatif ; laissez-le vide si vous ne voulez pas afficher de montant.

Si vous pouvez vacciner deux personnes en dix minutes, donnez deux places à chaque créneau. Un créneau complet quitte votre page : les patients se répartissent sur la séance et la salle d'attente ne déborde pas. Calez les dates de début et de fin sur la campagne de vaccination : les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin.

Consultez votre liste de réservations avant chaque séance pour préparer le bon nombre de doses, selon les règles de conservation qui vous concernent. Si une livraison est en retard, réduisez les places des jours suivants plutôt que de renvoyer des patients à la porte.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du patient. Indiquez dans la description :

Comme la note figure dans le fichier calendrier, demandez au patient de ne pas y écrire d'informations de santé : vous poserez les questions habituelles avant de vacciner.

Chaque réservation en ligne prend une place : un couple réserve deux places, dans le même créneau s'il en reste deux. Précisez dans la description que chacun réserve sa propre place, pour préparer le bon nombre de doses.

Si vous vaccinez dans une salle municipale, un EHPAD ou une entreprise, créez un service à part pour cette adresse et cette date, avec le lieu dans la description. Votre page publique affiche tous les services ouverts : nommez chacun clairement avec le lieu et précisez à qui il s'adresse.

Le patient qui ne peut pas venir au cabinet peut avoir besoin de votre passage. Gardez un service de vaccination à domicile avec une place par créneau et le trajet inclus, et regroupez les visites par secteur certains jours. Un proche peut réserver pour lui, avec le nom du patient dans la réservation.

Mettez le lien de réservation sur la porte du cabinet, en salle d'attente, dans le message de votre répondeur et auprès des pharmacies voisines. Le patient que vous voyez pour un autre soin peut réserver sa vaccination avant de partir.

En fin de campagne, la liste de réservations montre combien de patients sont venus à chaque séance et quels jours se sont remplis en premier. Servez-vous-en pour préparer l'automne suivant : plus de places les jours chargés, moins les jours calmes. Book n'envoie pas de rappel : à l'ouverture de la campagne suivante, rediffusez le lien sur la porte du cabinet, par message à vos patients réguliers et auprès des pharmacies voisines.

Le patient ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : il vous appelle, et vous le déplacez vers un autre créneau depuis votre liste de réservations. Si une séance est annulée, par exemple parce que les vaccins ne sont pas arrivés, annulez les réservations et prévenez vous-même chaque patient, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.