Pharmacien : prise de rendez-vous de vaccination en ligne

Donnez à chaque vaccin proposé son propre service réservable, ouvrez des créneaux courts aux heures où un pharmacien formé est disponible pour vacciner, et fixez les places de chaque créneau au nombre de personnes qu'il peut recevoir pendant ce temps. Ouvrez les créneaux au rythme de votre stock, surtout pendant les campagnes saisonnières, et ne demandez à la réservation que les détails pratiques utiles. Le patient choisit une heure au lieu de faire la queue au comptoir, et l'équipe organise les vaccinations autour de la dispensation au lieu de l'interrompre.

Grippe saisonnière, vaccins du voyageur et autres vaccinations proposées par l'officine ne demandent ni le même temps ni la même préparation. Des services séparés donnent à chacun sa durée et sa description, et vous montrent avant le jour J quels vaccins arrivent, pour préparer les bonnes doses. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées et places sont des exemples : fixez les vôtres, et n'incluez que les vaccinations que l'officine est habilitée et formée à réaliser. Le champ prix est à remplir ou à laisser vide selon les règles qui s'appliquent à chaque vaccin.

Deux formats fonctionnent. Des créneaux courts à une place, toutes les dix minutes par exemple, donnent à chacun une heure précise. Un créneau de séance plus long avec plusieurs places, par exemple trois personnes par demi-heure, laisse le patient arriver dans une plage horaire tout en limitant le total. Les places correspondent au nombre de personnes qu'un pharmacien peut vacciner, surveiller et enregistrer pendant ce temps. Un créneau complet quitte votre page.

Pendant une campagne saisonnière, la demande peut arriver d'un coup. Ouvrez les créneaux des semaines où le stock est assuré, et ajoutez-en au fil des livraisons confirmées plutôt que d'ouvrir toute la saison dès le premier jour. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : un schéma de campagne, par exemple les après-midi de semaine et le samedi matin, se met en place en quelques minutes. Indiquez dans la description les dates de la campagne et le public concerné, selon les recommandations qui s'appliquent à vous.

Placez les créneaux de vaccination aux heures où un second pharmacien assure la dispensation, ou aux heures creuses. Si un seul pharmacien est présent, espacez les créneaux pour ne jamais laisser le comptoir longtemps. Les créneaux de services différents peuvent se chevaucher sur Book : vérifiez que deux services de vaccination ne tombent pas en même temps avec un seul vaccinateur. Si deux pharmaciens vaccinent en parallèle dans deux espaces, doublez les places de chaque créneau ou donnez à chacun son propre service, pour savoir qui reçoit qui.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du patient. Réservez la note aux détails pratiques, comme le vaccin concerné si un service en couvre plusieurs, ou un besoin d'accès sans marche. Les questions de santé et le consentement relèvent du questionnaire habituel de l'officine le jour même, pas de la note.

Consultez le matin les réservations du jour dans votre liste, notez les changements de vaccin depuis la réservation, préparez les doses et l'espace de confidentialité, et gardez quelques minutes après chaque injection pour la surveillance et la traçabilité. Pour un vaccin qui demande une deuxième dose, réservez-la vous-même avant le départ du patient : prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et le patient reçoit une confirmation avec un fichier calendrier si vous saisissez son e-mail. Book n'envoie pas de rappel : cette date dans son agenda l'aide à revenir.

Si une livraison est en retard, déplacez les patients concernés vers des créneaux plus tardifs depuis votre liste de réservations et appelez chacun vous-même, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement et le patient ne peut pas déplacer sa réservation en ligne. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.