Radiothérapie : réservation des réunions pour les proches

Laissez les proches et les aidants des patients réserver en ligne une place dans les réunions d'information : une réunion le soir sur le déroulement de la radiothérapie au quotidien, une visite du service pour les familles, une séance en vidéo pour les proches éloignés. Créez un service par type de réunion, fixez les places selon la salle et le format, et indiquez dans la description ce que couvre la réunion, qui l'anime et si les patients peuvent venir aussi. Les proches obtiennent en une fois des réponses à leurs questions pratiques, l'équipe donne la même information une fois à un groupe au lieu de la répéter appel après appel, et vous savez combien de personnes attendre.

Une visite du service pour les familles et une séance en vidéo sur le soutien au quotidien n'appellent ni la même salle ni le même format. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées et places sont des exemples : fixez les vôtres. Le champ prix est facultatif ; laissez-le vide si les réunions sont gratuites.

Fixez les places selon ce que permettent la salle et le format : moins pour une visite de la zone de traitement, plus pour une réunion avec questions. Une séance complète quitte votre page : les proches choisissent la date suivante plutôt que d'arriver devant une salle pleine. Chaque réservation en ligne prend une place : deux proches d'un même patient réservent deux fois, ou l'un réserve et ajoute le nom de l'autre dans la note si le centre l'accepte.

Indiquez dans la description ce que couvre la réunion et qui l'anime, par exemple un manipulateur avec un infirmier ou un assistant social, selon le fonctionnement du centre. Les thèmes peuvent inclure :

Précisez clairement que la réunion ne traite pas de la situation médicale d'un patient en particulier, qui reste entre le patient et son médecin.

Les proches qui travaillent ne sont parfois libres que le soir. Ouvrez des séances à ces horaires certains jours ; les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin. Pour les proches éloignés, créez un service en vidéo. Book ne crée pas de lien vidéo : envoyez le lien de réunion par e-mail après la réservation.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier de la personne qui réserve. Comme la note figure dans le fichier calendrier, demandez aux proches de ne pas y écrire d'informations sur la santé du patient. Demandez seulement les besoins pratiques, comme l'accessibilité ou un interprète, et les questions qu'ils aimeraient voir traitées de façon générale.

Les enfants des patients peuvent avoir leurs propres questions. Une séance à part pour les enfants et leurs parents, avec des explications simples et une courte visite, peut les aider à se sentir inclus. Demandez au parent de réserver à son nom et d'ajouter le prénom et l'âge des enfants dans la note.

Remettez aux patients une carte avec le lien de réservation à transmettre à leur famille, mettez-le dans le livret d'accueil et sur le site du centre. Les proches réservent alors sans appeler le centre pendant les heures de traitement, et choisissent une date compatible avec leur travail et leurs visites.

Le proche ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : il appelle le centre, et vous le déplacez vers une autre séance depuis votre liste de réservations. Le déplacement fonctionne d'un service à l'autre : un proche peut passer d'une réunion sur place à une séance en vidéo. Si une réunion est annulée, prévenez vous-même chaque personne, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Les réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.