Radiothérapie : réservation des visites d'information

Laissez les patients réserver en ligne une visite d'information avec un manipulateur en radiothérapie avant le début de leur traitement : un temps calme et fixé pour découvrir la salle de traitement, comprendre le déroulement d'une séance et poser des questions pratiques. Créez un service dédié à la visite d'information, ouvrez des créneaux quand un manipulateur et une salle sont libres, et indiquez dans la description ce que couvre la visite, sa durée et qu'un proche est le bienvenu. Le patient choisit un horaire qui lui convient, arrive en sachant à quoi s'attendre, et les manipulateurs mènent ces visites sans perturber le planning des traitements.

La visite d'information ne fait pas partie de la préparation du traitement, et la description doit le dire : les dates de simulation et de séances sont fixées par le centre. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Donnez une place à chaque créneau, pour qu'un seul patient réserve chaque visite.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres. Le champ prix est facultatif ; laissez-le vide si la visite est gratuite.

Les visites d'information se passent mieux quand la salle de traitement est calme. Ouvrez des créneaux quand les appareils ne sont pas utilisés ou entre deux plages de traitement, certains jours. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin. Un créneau réservé quitte votre page : le patient suivant choisit un autre horaire. Les créneaux de services différents peuvent se chevaucher : si deux manipulateurs mènent des visites, donnez à chacun son service ou ses horaires.

Le centre peut aussi réserver la visite pour le patient depuis l'agenda une fois le traitement confirmé ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et le patient reçoit une confirmation avec un fichier calendrier si vous saisissez son e-mail.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du patient. Comme la note figure dans le fichier calendrier, demandez au patient de ne pas y écrire d'informations de santé. Invitez-le plutôt à y noter ses besoins pratiques, comme un accès en fauteuil, un interprète ou le nom de la personne qui l'accompagne.

Pour le patient éloigné ou qui ne peut pas venir avant le début du traitement, une visite en vidéo avec des photos de la salle peut aider. Créez-la comme service à part. Book ne crée pas de lien vidéo : envoyez le lien de réunion par e-mail après la réservation.

Un enfant peut avoir besoin d'une visite plus longue et plus douce, avec le temps de découvrir la salle et de rencontrer l'équipe. Proposez un service à part, et demandez au parent d'indiquer son propre nom dans la réservation et le prénom et l'âge de l'enfant dans la note.

En fin de visite, remettez au patient un résumé écrit de ce qui a été montré, le numéro du centre et le nom d'un contact pour les questions pratiques. Le patient et ses proches peuvent penser à de nouvelles questions une fois rentrés : indiquez comment joindre l'équipe.

Ajoutez le lien de réservation au courrier ou à l'e-mail qui confirme la première consultation, et donnez-le aux infirmiers d'annonce et aux médecins qui orientent les patients. Le patient réserve depuis chez lui, avec un proche, quand il se sent prêt.

Le patient ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : il appelle le centre, et vous déplacez la visite depuis votre liste de réservations. Le déplacement fonctionne d'un service à l'autre : une visite sur place peut devenir une visite en vidéo. Si vous devez annuler, prévenez vous-même le patient, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Book n'envoie pas de rappel. Les réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.