Imagerie médicale : prise de rendez-vous avec consignes

Laissez les patients réserver leur examen d'imagerie en ligne avec un service par type d'examen, comme une radio du thorax, une échographie abdominale ou une échographie articulaire, et mettez les consignes de préparation dans la description de chaque service. Fixez la durée du créneau selon l'examen et ouvrez des créneaux sur les appareils et les salles qui le réalisent. Le patient lit quoi faire avant de choisir un horaire, moins d'examens sont reportés faute de préparation, et l'accueil passe moins de temps au téléphone à expliquer les consignes.

Une radio prend quelques minutes, une échographie plus longtemps, et chacune peut demander une préparation différente. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Donnez une place à chaque créneau, pour qu'un seul patient réserve chaque examen.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres. Le champ prix est facultatif ; laissez-le vide si vous ne voulez pas afficher de montant.

La description s'affiche sur votre page publique sous chaque service : c'est là que le patient lit quoi faire avant de réserver. Écrivez la préparation que le cabinet demande pour cet examen, selon vos propres protocoles, par exemple :

Gardez des phrases courtes et simples. Si un examen a des consignes détaillées, indiquez dans la description que le cabinet les enverra par e-mail après la réservation, et envoyez-les.

Chaque créneau appartient à un service, et les créneaux de services différents peuvent se chevaucher. Si un même échographe sert aux examens abdominaux et articulaires, ouvrez leurs créneaux à des horaires différents, ou vérifiez que deux examens ne peuvent pas être réservés en même temps sur le même appareil. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : un planning hebdomadaire par salle se met en place en quelques minutes.

Si un examen demande d'être à jeun, ouvrez ses créneaux le matin pour que le patient ne reste pas sans manger toute la journée. Nommez-le clairement pour que le patient choisisse le bon service.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du patient. Indiquez dans la description d'apporter l'ordonnance, une pièce d'identité et les images ou comptes rendus précédents. Comme la note figure dans le fichier calendrier, demandez au patient de ne pas y écrire d'informations de santé : l'ordonnance vous dit ce qui est demandé.

Pour l'examen d'un enfant, demandez au parent d'indiquer son propre nom dans la réservation et le prénom et l'âge de l'enfant dans la note, et précisez dans la description qui peut entrer dans la salle. Un créneau plus long pour les échographies d'enfants laisse le temps de rassurer un jeune patient sans retarder le suivant.

Book propose une page de réservation par activité et pas de champ par praticien. Si chaque manipulateur ou échographiste travaille dans une salle différente, donnez à chaque salle ses propres services, par exemple « Échographie, salle 2 », pour que la liste de réservations montre qui voit quel patient et que les salles ne se chevauchent jamais.

Si un patient réserve le mauvais examen, déplacez la réservation depuis votre liste de réservations ; le déplacement fonctionne d'un service à l'autre. Appelez le patient pour lui expliquer la bonne préparation, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement.

Donnez le lien de réservation aux médecins qui vous adressent des patients, mettez-le sur le site du cabinet et dans le message du répondeur. Le patient qui sort de chez son médecin avec une ordonnance réserve tout de suite et lit la préparation sur place.

Le patient ne peut pas déplacer ni annuler sa réservation en ligne : il appelle l'accueil, et vous déplacez l'examen depuis votre liste de réservations. Si un appareil tombe en panne, annulez ou déplacez les réservations concernées et prévenez vous-même chaque patient. Le patient qui a saisi son e-mail a reçu une confirmation avec un fichier calendrier ; Book n'envoie pas de rappel. Les réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.