Chefs et traiteurs : réserver les dîners privés à domicile

Prenez les réservations de dîners privés en deux temps : un court appel menu que le client réserve en ligne, puis le dîner lui-même, que vous réservez comme un créneau à la date convenue une fois le menu, le nombre de convives et la cuisine validés. Demandez avant l'appel l'occasion, le nombre d'invités et les régimes particuliers, fixez une date limite pour le chiffre définitif, et faites couvrir au créneau votre temps sur place : arrivée, préparation, service et rangement.

Un dîner pour six à la maison et un buffet pour quarante ne demandent ni le même menu, ni le même personnel, ni le même matériel, et vous ne pouvez chiffrer ni l'un ni l'autre sans les détails. Un appel réservé permet au client d'expliquer l'occasion, et à vous de vérifier la date, de poser vos questions sur la cuisine et de proposer un menu. La date reste libre tant que vous n'avez pas convenu de ce que vous cuisinez.

Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées et prix sont des exemples : fixez les vôtres. Si vous facturez par convive, indiquez le prix par personne et le nombre minimum de convives dans la description.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du client. Demandez dans la description de l'appel :

Une fois le menu validé, créez un créneau à cette date pour votre temps sur place et inscrivez-y le client vous-même depuis votre agenda. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; saisissez l'e-mail du client pour qu'il reçoive une confirmation avec un fichier calendrier. Avec une seule place, le créneau est complet et n'apparaît plus sur votre page : la soirée ne peut pas être réservée deux fois. Ajoutez le menu et le nombre de convives dans la note de réservation, pour qu'ils figurent aussi dans le fichier calendrier du client.

Le nombre de convives change. Indiquez dans la description du dîner la date limite pour confirmer le chiffre définitif, par exemple cinq jours avant, pour faire les courses et la préparation au bon nombre. Redemandez alors les allergies, convive par convive, et gardez la réponse avec votre liste de préparation. Si le nombre change après la date limite, dites comment vous faites : vous cuisinez pour le nombre confirmé, ou facturez les convives confirmés.

Un four qui ne tient pas la température ou une cuisine à deux feux peut ruiner un menu. Pour un premier dîner ou un événement plus important, demandez des photos de la cuisine ou réservez une courte visite. Notez le four, les plaques, la place au réfrigérateur, la vaisselle et les verres, et ce que vous devez apporter. La visite de la cuisine peut être un service à part, réservé par le client ou par vous après l'appel.

Si vos vendredis et samedis soir se remplissent en premier, planifiez-les tôt. Décidez combien de dîners vous prenez par semaine et jusqu'où vous vous déplacez, et indiquez-le dans vos descriptions. Book n'empêche pas les créneaux de services différents de se chevaucher : regardez votre agenda avant de confirmer deux événements le même jour. Courses et préparation se font en dehors du créneau : prévoyez-les la veille et n'ouvrez pas de créneaux le matin de votre préparation.

Le client ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : il vous contacte, et vous déplacez le dîner depuis votre liste de réservations, puis vous lui confirmez le changement, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Indiquez votre règle d'annulation dans la description du dîner, surtout pour les courses déjà faites. Book ne prend ni paiement ni acompte : précisez comment et quand le client paie. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.