Cours de cuisine et dégustations : gérer les réservations
Chefs, boulangers, sommeliers : fixer les places par séance, recueillir les allergies, gérer couples et groupes, prévoir un minimum de participants.
6 min de lecture
Traitez chaque cours ou dégustation comme une séance avec un nombre de places fixe. Chaque participant réserve une place, et la séance disparaît de votre page une fois complète. Demandez les allergies et régimes dans la note de réservation, précisez dans la description ce qui est inclus et à qui s'adresse la séance, et décidez à l'avance de ce qui se passe s'il y a trop peu d'inscrits. Pour les couples et les groupes, demandez à chacun de réserver sa place ou réservez le groupe vous-même depuis votre calendrier.
Une séance, un nombre de places fixe
Un cours de cuisine est limité par les postes et les feux, un atelier de boulangerie par les fours et le plan de travail, une dégustation par les verres, les chaises et le nombre de personnes à qui vous pouvez vraiment parler. Partez de cette limite réelle. Sur Book, créez une prestation par format, par exemple « Cours pâtes fraîches », « Atelier levain » ou « Dégustation vins nature », avec sa description et un prix facultatif. Ouvrez ensuite un créneau par date et fixez le nombre de places à votre nombre de postes. Chaque participant réserve une place, et une séance complète n'apparaît plus sur votre page.
| Format | Ce qui limite les places | Exemple |
|---|---|---|
| Cours de cuisine | Postes, feux | 8 places, 3 h |
| Atelier boulangerie ou pâtisserie | Fours, plan de travail | 6 places, 4 h |
| Dégustation vin, bière ou fromage | Verres, table, attention | 12 places, 1 h 30 |
| Table du chef ou supper club | Taille de la table, rythme de la cuisine | 10 places, 3 h |
Allergies, régimes et âge
Le formulaire demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. Utilisez la description de la prestation pour demander aux participants d'y écrire allergies, intolérances et régimes : végétarien, sans gluten, sans porc, sans alcool. Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation, avec la note : c'est le moment d'adapter votre liste de courses, ou d'appeler un participant dont vous ne pouvez pas respecter les contraintes.
Pour les dégustations avec alcool, indiquez l'âge minimum dans la description. Pour les cours en famille, précisez les âges acceptés et si un enfant doit avoir sa propre place.
Couples, amis et groupes privés
Chaque réservation en ligne correspond à une place. Un couple qui vient ensemble réserve deux fois, une place chacun, ce qui vous donne aussi les deux noms pour votre liste. Dites-le dans la description pour éviter les surprises. Pour une bande d'amis ou une entreprise qui réserve une séance entière, le plus simple est de convenir par téléphone ou e-mail et de réserver les places vous-même depuis votre calendrier : vous pouvez y indiquer le nombre de personnes. Pour une séance privée réservée à un groupe, ouvrez une prestation séparée avec une place, et le groupe précise son nombre dans la note.
Prévoir le cas où il y a peu d'inscrits
Certaines séances n'ont de sens qu'avec un minimum de participants : ingrédients achetés en quantité, temps d'un sommelier, salle louée pour la soirée. Fixez votre minimum et votre date limite, par exemple « confirmée à partir de 4 participants, décision 48 heures avant », et écrivez-le dans la description. Si le minimum n'est pas atteint, annulez les réservations depuis votre liste et prévenez chaque participant vous-même en proposant une autre date. Book n'envoie pas d'e-mail quand une réservation est annulée.
Paiement et absences
Book gère les réservations et les places ; il n'encaisse ni paiement ni acompte et ne vend pas de billets. Si vous demandez un paiement à l'avance, organisez-le comme aujourd'hui, et indiquez dans la description quand et comment payer. Une règle d'annulation claire aide aussi : jusqu'à quand un participant peut annuler, et ce que devient sa place. Quand quelqu'un annule, annulez la réservation depuis votre liste et la place est de nouveau proposée sur votre page.
Remplir le calendrier à l'avance
Publiez plusieurs dates d'un coup pour que chacun puisse s'organiser : un créneau créé une fois peut être répété les jours de votre choix jusqu'à une date de fin, par exemple chaque jeudi soir jusqu'à la fin de la saison. Les formats de saison, comme les biscuits de Noël ou les dégustations de vendanges, peuvent être ouverts quelques semaines avant sous forme de prestations à part. Votre page affiche les horaires dans le fuseau horaire de votre activité, avec son nom, ce qui aide les visiteurs étrangers.
Les séances complètes disparaissent de votre page : la liste d'attente vous revient. Notez les noms de ceux qui voulaient une date complète, et prévenez-les quand une place se libère ou qu'une nouvelle séance ouvre.
Book coûte 5 €/mois, tout compris : réservations et prestations illimitées, aucune commission sur vos cours, sans engagement.