Garage : comment organiser les dépôts de véhicules
Réserver le dépôt, pas toute l'intervention : comment un garage planifie créneaux de dépôt, travaux minute et période des pneus avec la réservation en ligne.
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Dans un garage, ce que l'on réserve est rarement l'intervention elle-même : c'est le moment où le véhicule arrive. Le plus simple est de séparer votre travail en deux. Les interventions où le client laisse sa voiture se réservent sur un créneau de dépôt avec un nombre de véhicules défini, par exemple quatre voitures entre 8 h et 9 h. Les travaux que le client attend sur place, comme un changement de pneus ou d'ampoule, se réservent sur un créneau précis de la durée réelle. Demandez les bonnes informations dans la note de réservation, et préparez la période des pneus et les autres pics avant qu'ils arrivent.
Pourquoi réserver toute l'intervention ne marche pas
Une révision peut prendre une heure ou quatre, selon ce que vous découvrez une fois la voiture sur le pont. Un embrayage peut durer deux jours si une pièce manque. Si vous essayez de réserver à l'avance la durée exacte de chaque intervention, la journée déraille dès 10 h, et les clients arrivés à l'heure attendent leur tour.
Ce que vous maîtrisez, c'est le flux de véhicules qui entrent. Vous savez combien de voitures votre équipe traite dans une journée, et combien peuvent attendre sur le parking. Réserver le dépôt transforme cette connaissance en planning : le client choisit quand il arrive, et vous décidez combien arrivent en même temps.
Deux types de réservations
| Type d'intervention | Comment la réserver | Exemple |
|---|---|---|
| Le véhicule reste (révision, freins, diagnostic, embrayage) | Créneau de dépôt à plusieurs places | 8 h–9 h, 4 véhicules |
| Le client attend (pneus, essuie-glaces, ampoule, batterie) | Créneau précis à la durée du travail | Changement de pneus de 30 min à 10 h |
| Contrôle ou devis | Créneau court précis | 20 min pour écouter un bruit |
| Restitution | Convenue par téléphone quand le véhicule est prêt | Appel ou message au client |
Sur Book, chacune de ces interventions est une prestation avec sa description et un prix facultatif. Pour le dépôt, ouvrez un créneau par plage horaire et fixez le nombre de places au nombre de véhicules que vous pouvez recevoir : chaque client réserve une place, et une fois la plage complète, elle disparaît de votre page. Pour les travaux minute, ouvrez des créneaux de la durée réelle du travail avec une place, ou deux si deux postes sont libres pour les interventions rapides.
Combien de véhicules par créneau ?
Partez de votre capacité réelle plutôt que de la demande. Comptez les mécaniciens présents ce jour-là, les ponts disponibles et la place sur le parking, puis retirez les véhicules restés à l'atelier depuis la veille. Si vous traitez habituellement huit voitures par jour à deux mécaniciens, deux créneaux de dépôt de quatre places le matin sont un bon point de départ. Gardez de la marge pour la voiture qui demande plus de travail que prévu.
Vous ajustez jour par jour. Un jour où un mécanicien est absent, ouvrez moins de places. Le vendredi après-midi, si vous voulez un parking vide avant le week-end, n'ouvrez pas de créneau de dépôt du tout.
Poser les bonnes questions à la réservation
Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. Utilisez la description de la prestation pour dire au client quoi écrire dans cette note :
- l'immatriculation et le modèle ;
- le kilométrage approximatif, pour une révision ;
- le problème, avec ses mots : le bruit, le voyant, quand cela arrive ;
- s'il a besoin de récupérer le véhicule le jour même.
Avec ces informations, vous commandez les pièces avant l'arrivée de la voiture, ou vous rappelez le client dont la note montre que l'intervention dépasse un simple contrôle. Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle réservation : c'est le bon moment pour lire la note.
Préparer la période des pneus
Là où les pneus hiver et été sont courants, les semaines autour du changement de saison sont un pic pour les monteurs de pneus et les garages. Elles reviennent chaque année, donc elles se préparent. Quelques semaines avant, ouvrez des créneaux dédiés au changement de pneus les jours voulus, sous forme de prestation séparée avec sa description (« apportez vos pneus », « clé antivol de roue nécessaire »). Un créneau créé une fois peut être répété les jours de votre choix jusqu'à une date de fin, ce qui remplit toute la période d'un coup.
Pendant ces semaines, vous pouvez mettre en pause les interventions longues en n'ouvrant simplement pas de créneaux de dépôt, et ajouter des créneaux tôt le matin ou en fin de journée pour les pneus au lieu de les caser entre deux autres travaux.
Clients de passage, appels et interventions à domicile
Les clients qui appellent ou passent au garage ne disparaissent pas. Quand vous convenez d'une heure avec eux, réservez-la vous-même depuis votre calendrier : la place est prise et n'est plus proposée en ligne. Si vous êtes mécanicien à domicile ou remplacez des pare-brise chez le client, n'ouvrez des créneaux que les jours et dans les secteurs que vous couvrez, et demandez l'adresse et les conditions de stationnement dans la note.
Restitution et changements
Book gère la réservation, pas l'avancement des travaux : il n'envoie pas de message « véhicule prêt ». Continuez à appeler ou à écrire au client quand sa voiture est terminée, comme aujourd'hui. Si un rendez-vous doit bouger, par exemple parce qu'une pièce n'est pas arrivée, déplacez-le ou annulez-le depuis votre liste de réservations et prévenez le client vous-même, car Book ne lui envoie pas d'e-mail quand une réservation change.
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