Remise de documents à traduire : les rendez-vous en personne

Pour les documents personnels, actes de naissance, diplômes, actes de mariage, permis de conduire, proposez de courts rendez-vous en personne pour les recevoir, puis pour remettre les traductions. Au dépôt, vérifiez les originaux avec le client, confirmez l'orthographe des noms et des lieux, notez l'usage prévu et l'échéance, et annoncez une date. Le client réserve les deux rendez-vous en ligne, arrive avec les bons papiers, et n'a ni à attendre devant votre porte ni à envoyer par la poste des originaux qu'il préfère garder en main.

Bon nombre de traductions de documents se règlent par e-mail. Mais un document personnel pose des questions qu'un scan ne résout pas : un tampon illisible, une mention manuscrite en marge, un nom translittéré de trois façons différentes dans les papiers d'une même famille. Et selon le pays et l'usage de la traduction, l'organisme destinataire peut avoir des exigences sur les originaux, les copies ou la certification, plus simples à vérifier ensemble.

Un rendez-vous court règle tout cela d'un coup, et le client repart en sachant exactement ce qu'il recevra, et quand.

Numérisez ou photographiez ce dont vous avez besoin, notez brièvement ce qui vous a été remis, et rendez les originaux en fin de rendez-vous chaque fois que c'est possible. Laisser un acte de naissance à quelqu'un qu'on vient de rencontrer inquiète, et c'est bien compréhensible.

Une famille qui part s'installer à l'étranger peut apporter une douzaine de documents pour quatre personnes : actes de naissance, acte de mariage, bulletins scolaires, diplômes. Proposez pour ces cas une prestation de dépôt plus longue, pour ne pas bâcler la vérification, et passez les documents personne par personne. Fixez une seule orthographe par nom pour tout le dossier et notez-la avec le client avant son départ : un nom de famille écrit de deux façons dans les traductions d'une même famille peut poser problème à l'organisme destinataire. Donnez une date unique pour l'ensemble, ou livrez d'abord les documents urgents si les échéances diffèrent.

Dans Book, une prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique. Vous ouvrez des créneaux pour chaque prestation, à la durée qu'elle demande ; le client choisit la prestation, puis un créneau libre. Une place par créneau, car chaque client a besoin de toute votre attention avec ses papiers.

Durées et prix sont donnés à titre d'exemple. Dans la description du dépôt, listez ce qu'il faut apporter : les originaux, une pièce d'identité qui montre l'orthographe des noms, et les exigences de l'organisme si le client les a par écrit.

Le formulaire public demande prénom, nom, e-mail et téléphone, avec une note libre facultative que vous lisez dans l'e-mail de nouvelle réservation. Demandez les documents, la combinaison de langues, l'usage et l'échéance en une phrase : « acte de naissance et diplôme, espagnol vers français, inscription à l'université, pour le 15 ». La note ne se modifie plus après la réservation : placez la question dans la description.

Quand la traduction est prête, prévenez le client et envoyez-lui le lien de votre page pour réserver un retrait. S'il ne peut venir à aucun des horaires proposés, créez un créneau et réservez-le pour lui depuis votre calendrier : prénom et nom obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs. Pour les demandes urgentes, gardez chaque semaine quelques créneaux courts que vous n'ouvrez que si vous avez la capacité, et supprimez-les sinon.

Les clients ne peuvent pas déplacer une réservation en ligne : ils vous contactent, vous la déplacez ou l'annulez depuis votre liste de réservations et vous les prévenez, car Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement. Book ne gère ni paiement ni stockage de documents : il s'occupe des rendez-vous. Il coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission ni engagement.