Salon de coiffure : planifier plusieurs coiffeurs en ligne

Si votre salon compte deux, trois coiffeurs ou plus, vous pouvez prendre toutes leurs réservations sur une seule page Book. Deux façons de faire, que vous pouvez combiner : quand le client veut un coiffeur précis, créez un service par coiffeur, par exemple « Coupe brushing avec Léa » ; quand il veut simplement le prochain fauteuil libre, créez un service partagé et donnez à chaque créneau autant de places que de coiffeurs présents. Ouvrez des créneaux calés sur votre planning, et la journée de chaque coiffeur se remplit depuis la même page, pour 5 €/mois pour tout le salon.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur cette page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « employé » : c'est le nom du service qui dit à tout le monde de qui est le client. Les créneaux de services différents peuvent avoir lieu en même temps : Léa et Sam peuvent tous deux avoir un rendez-vous à 10 h sans conflit.

Les habitués demandent volontiers un coiffeur par son prénom. Donnez à chaque coiffeur ses propres services avec son prénom dans le nom, pour que la page publique se lise comme une carte par personne. Cela permet aussi un prix selon le niveau : un coiffeur senior et un junior peuvent facturer différemment la même coupe.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres. Gardez une liste courte. Avec trois coiffeurs et six services chacun, votre page affiche dix-huit lignes ; ne mettez le prénom que sur les services où le choix compte, comme la couleur et les coupes longues, et gardez des services partagés pour le reste.

Pour les prestations rapides où le client n'a pas de préférence, comme une coupe homme, une frange ou un brushing, créez un service partagé et fixez les places de chaque créneau au nombre de coiffeurs présents à cette heure. Deux coiffeurs au salon, c'est deux places à 10 h ; quand les deux sont prises, le créneau quitte votre page. Vous décidez ensuite à l'accueil qui prend quel client.

Ouvrez les créneaux de chaque coiffeur uniquement les jours où il travaille. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : un coiffeur présent du mardi au samedi a sa série, un temps partiel du jeudi et vendredi a la sienne. Quand le planning change, supprimez les créneaux restants de l'ancienne série et créez-en une nouvelle. Pour les services partagés, alignez les places sur l'effectif : trois le samedi, deux le mardi.

Pendant la pose d'une couleur, le coiffeur est libre pour une coupe courte. Comme les créneaux de services différents peuvent se chevaucher, vous pouvez ouvrir un créneau de coupe de 30 minutes pour Léa au milieu de son créneau couleur. Faites-le seulement quand vous savez que le timing tient, et gardez un créneau couleur assez long pour l'application, la pose, le rinçage et la finition.

Le client ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : c'est vous qui déplacez depuis votre liste de réservations. Le déplacement fonctionne entre services : une cliente réservée avec Léa peut passer sur un créneau libre de Sam le même jour, ou au prochain jour de Léa. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : appelez ou écrivez à chaque client pour convenir du nouvel horaire, puis supprimez les créneaux libres de Léa pendant son absence pour que personne d'autre ne les réserve.

La personne qui décroche inscrit le client directement sur le créneau du bon coiffeur depuis l'agenda. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; avec un e-mail, le client reçoit une confirmation avec un fichier calendrier. Toutes les réservations, en ligne ou par téléphone, arrivent dans la même liste, et l'agenda du salon se synchronise avec Google, iPhone ou Mac : l'accueil et les coiffeurs voient le même planning.

Pour chaque service, indiquez ce qui est inclus, s'il faut un diagnostic ou un test de mèche avant, et ce que le client doit préciser dans la note, comme la longueur de cheveux ou la couleur souhaitée. Book n'encaisse pas de paiement : dites comment on règle au salon. Book coûte 5 €/mois pour tout le salon, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.