Spa : réserver selon les cabines et les soins en duo

Calez vos créneaux réservables sur deux limites : le nombre de cabines et le nombre de praticiens présents. À chaque heure, n'ouvrez pas plus de soins en parallèle que de cabines libres et de personnes, laissez un temps de remise en état entre deux soins dans la même cabine, et proposez les soins en duo en un créneau à deux places dans votre cabine double. Le client ne réserve que des horaires que vous pouvez vraiment assurer, et deux clients n'attendent jamais la même cabine.

Un spa avec trois cabines simples et une cabine double ne peut assurer plus de cinq soins en même temps, et seulement si cinq praticiens travaillent. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Book ne connaît pas les cabines, et les créneaux de services différents peuvent se chevaucher : le nombre de cabines est une règle que vous appliquez en ouvrant les créneaux.

Donnez à chaque praticien ses propres services, par exemple « Modelage signature avec Nora », et ouvrez ses créneaux sur ses heures de travail. Vérifiez ensuite chaque heure de la journée : si plus de praticiens travaillent que de cabines sont libres, décalez leurs heures de début ou confiez à l'un d'eux un soin qui se fait ailleurs, comme une manucure. Une grille avec les cabines en colonnes et les heures en lignes, remplie une fois par planning, rend la vérification rapide, et vous ne la refaites que si le planning ou les cabines changent.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres. Pour un soin en duo, précisez dans la description si le prix est par place ou par couple.

Entre deux soins dans la même cabine, il faut changer le linge, nettoyer, préparer huiles et serviettes et aérer. Intégrez-le au schéma des créneaux : un modelage de soixante minutes peut s'inscrire dans un rythme de soixante-quinze minutes, le créneau affichant soixante minutes et le suivant commençant quinze minutes après. Le client voit la durée du soin ; l'intervalle protège l'heure de début du client suivant.

Créez un service duo avec des créneaux à deux places, ouverts seulement quand la cabine double et deux praticiens sont libres. Chaque réservation en ligne prend une place : chaque personne réserve la sienne, ou l'un réserve et vous appelle pour la seconde. Quand un couple réserve par téléphone, inscrivez vous-même les deux places depuis votre agenda ; prénom et nom sont obligatoires pour chacun, e-mail et téléphone facultatifs. Une fois les deux places prises, le créneau est complet et quitte votre page.

Votre page n'affiche pas les places restantes : un créneau duo avec une place prise reste visible. Indiquez dans la description que les soins en duo se réservent pour deux personnes ensemble, et si la seconde réservation ne suit pas, appelez le premier client pour confirmer le second nom ou le passer sur un soin individuel. Demandez dans la note le nom de l'accompagnant pour rapprocher les deux réservations.

Un chauffage en panne dans une cabine ou un praticien malade retire de la capacité sur des jours déjà réservés. Regardez les réservations concernées et déplacez chaque client depuis votre liste de réservations : le déplacement fonctionne entre services, un modelage avec un praticien peut passer sur le créneau d'un collègue ou à une autre heure. Appelez chaque client vous-même, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement, et le client ne peut pas déplacer sa réservation en ligne. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du client. Demandez dans la description une grossesse, une allergie aux huiles ou aux produits, et la pression souhaitée, pour que le praticien prépare la cabine. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.