Tatoueurs : planifier les tatouages en plusieurs séances

Une manchette ou un dos n'est pas un rendez-vous mais une série, étalée sur des mois, chaque séance durant plusieurs heures. Si ces séances sont sur votre page publique comme n'importe quel créneau, un inconnu peut prendre la date prévue pour un client au milieu de sa pièce. Avec Book, les nouveaux clients réservent une consultation en ligne, et vous créez leurs séances vous-même depuis votre liste : les grands projets restent sur les rails et votre page publique ne montre que ce qui est ouvert à tous.

Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative, tous affichés sur votre page publique. Faites de la consultation la porte d'entrée des grandes pièces :

Durées et prix sont des exemples : fixez les vôtres. Indiquez dans les descriptions des grandes pièces qu'une consultation passe en premier.

Le formulaire demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation. Demandez l'emplacement, la taille approximative, le style et si le client enverra des références par e-mail. Dites aux clients de ne pas mettre d'informations de santé dans la note : elle apparaît dans leur fichier calendrier. Parlez de tout ce qui est médical en personne, selon les règles qui s'appliquent à vous.

Après la consultation, vous savez combien de séances la pièce demande. Créez-les vous-même depuis votre liste, aux dates convenues avec le client. Les réservations que vous créez demandent seulement le prénom et le nom ; ajoutez l'e-mail du client et il reçoit une confirmation avec un fichier calendrier pour chaque séance. Book n'envoie pas de rappel : ces fichiers gardent les dates sous ses yeux.

Espacez les séances sur une même zone selon vos protocoles et la cicatrisation du client. Réserver seulement les une ou deux séances suivantes garde le plan souple : vous ajustez après avoir vu comment la dernière a cicatrisé.

Chaque créneau tient dans une journée et peut en couvrir presque toute la durée. Une séance journée complète est un créneau à une place. Indiquez dans la description quand ont lieu les pauses et s'il faut apporter à manger, pour que la journée se passe bien.

Les créneaux se répètent chaque semaine aux jours choisis jusqu'à une date de fin. Gardez quelques jours avec des créneaux publics pour les petits tatouages et les consultations, et les autres pour les séances de projet que vous créez vous-même. Les créneaux de services différents peuvent se chevaucher : vérifiez votre calendrier synchronisé Google, iPhone ou Mac avant d'ajouter une séance un jour à créneaux publics, et fermez le créneau qui chevauche si besoin.

Pour un flash day, créez un service pour cette date avec des créneaux courts à une place, et décrivez les motifs disponibles. Un créneau réservé quitte votre page.

Vous travaillez une semaine dans un autre salon ? Créez un service nommé avec la ville et les dates, avec ses propres créneaux, et indiquez l'adresse dans la description.

Book a une page de réservation par entreprise et pas de champ collaborateur. Dans un salon à plusieurs tatoueurs, créez des services par artiste, par exemple « Consultation avec Sam », pour que chaque client réserve la bonne personne.

Book n'encaisse ni acompte ni paiement, ne stocke ni dessins ni formulaires de consentement et n'envoie pas de rappel. Le client ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : il vous contacte, et vous déplacez la séance depuis votre liste. Si vous demandez un acompte, gérez-le en dehors de Book et indiquez-le dans la description. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.