École de danse : planifier plusieurs professeurs en ligne

Une école de danse avec plusieurs professeurs peut faire tourner tout son planning depuis une seule page Book. Donnez à chaque cours un service par style, niveau et professeur, par exemple « Contemporain intermédiaire avec Ana », avec des places calées sur la surface du studio ; donnez aux cours particuliers un service par professeur avec une place. Chaque élève réserve une place, un cours complet quitte la page, les élèves réguliers sont inscrits sur leur cours hebdomadaire pour le trimestre, et en cas d'absence vous basculez les élèves sur un cours de remplacement. L'école paie 5 €/mois au total.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur la page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « professeur » : son prénom va dans le nom du service, avec le style et le niveau. Les créneaux de services différents peuvent avoir lieu en même temps : deux studios peuvent tourner à la fois.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres.

Fixez les places de chaque cours selon la surface du studio et le style : un cours de classique à la barre demande plus d'espace par danseur qu'un cours d'étirements au sol. Chaque réservation en ligne prend une place, et un cours complet quitte la page. La page n'affiche pas les places restantes : pour garder une place à un élève qui change de niveau, mettez une place de moins et inscrivez-le vous-même.

Book ne connaît pas votre nombre de studios, et les créneaux de services différents peuvent se chevaucher : il n'empêchera pas trois cours d'être réservés dans deux studios. Faites d'abord le planning des studios, créez ensuite les créneaux, et gardez les cours particuliers pour les heures où un studio est libre.

Un nouvel élève peut vouloir essayer un cours avant de s'engager pour un trimestre. Proposez un cours d'essai comme service partagé, avec une ou deux places dans les cours choisis, et indiquez dans la description quels cours il concerne. Après l'essai, inscrivez vous-même l'élève sur le bon cours pour la fin du trimestre depuis l'agenda. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; avec un e-mail, l'élève ou son parent reçoit une confirmation avec un fichier calendrier.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : les cours de chaque professeur forment une série qui s'arrête avec le trimestre. Pour les élèves réguliers, inscrivez-les sur le même cours à chaque date du trimestre. Book n'envoie pas de rappel : ces entrées d'agenda tiennent la routine. Quand le planning du trimestre suivant est prêt, créez la nouvelle série avant la fin de l'ancienne.

Avant le gala de fin d'année, des répétitions supplémentaires s'organisent pour les élèves de chaque chorégraphie. Créez un service de répétition par chorégraphie ou par groupe pour ces semaines-là, et inscrivez vous-même les élèves, pour que chaque répétition arrive dans leur agenda. Supprimez les créneaux de cours habituels que les répétitions remplacent.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. Pour les cours enfants, demandez le prénom et l'âge de l'enfant. Demandez de ne pas mettre d'informations de santé dans la note, qui figure dans le fichier calendrier ; les blessures se voient avec le professeur avant le cours.

L'élève ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : l'école le fait depuis la liste de réservations. Si un collègue assure le cours, gardez le créneau et dites aux élèves qui l'anime ; si le cours est annulé, le déplacement fonctionne entre services : vous pouvez basculer chaque élève dans un autre cours du même niveau qui a des places. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : prévenez vous-même les élèves, puis supprimez les créneaux libres du professeur absent. Chaque réservation se synchronise avec l'agenda Google, iPhone ou Mac de l'école. Book n'encaisse pas de paiement et ne gère pas les forfaits ; indiquez comment régler. Book coûte 5 €/mois pour l'école, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.