École de natation : planifier plusieurs maîtres-nageurs

Une école de natation avec plusieurs maîtres-nageurs peut faire tourner tous ses cours depuis une seule page Book. Donnez à chaque cours collectif un service par niveau et par moniteur, par exemple « Débutants 5-7 ans avec Tom », avec des places calées sur la ligne d'eau et l'encadrement que vous appliquez ; donnez aux cours particuliers un service par moniteur avec une place. Les parents réservent une place par enfant, un cours complet quitte la page, les nageurs réguliers sont inscrits sur le même cours chaque semaine du trimestre, et en cas d'absence vous basculez les nageurs dans le cours d'un collègue. L'école paie 5 €/mois au total.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur la page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « moniteur » : son prénom va dans le nom du service, avec le niveau et la tranche d'âge. Les créneaux de services différents peuvent avoir lieu en même temps : trois maîtres-nageurs enseignent sur trois lignes.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres, selon l'encadrement et les règles qui s'appliquent à vous.

Fixez les places de chaque cours selon l'espace de la ligne d'eau et le nombre de nageurs qu'un moniteur peut surveiller à ce niveau. Chaque réservation en ligne prend une place : un parent avec deux enfants réserve deux fois, et un cours complet quitte votre page. La page n'affiche pas les places restantes : pour garder une place à un nageur qui change de niveau, mettez une place de moins et inscrivez-le vous-même.

Book ne sait pas quelles lignes vous louez ni quand le bassin est ouvert au public, et les créneaux de services différents peuvent se chevaucher : il n'empêchera pas quatre cours d'être réservés sur trois lignes. Construisez d'abord le planning ligne par ligne à partir de vos créneaux de bassin, puis créez les créneaux de cours.

Un nouveau nageur dans le mauvais groupe ralentit tout le cours. Proposez un court test de niveau dans un service partagé, puis inscrivez vous-même le nageur dans le bon cours depuis l'agenda. Indiquez dans chaque description ce que le nageur doit déjà savoir faire, et demandez aux parents le prénom et l'âge de l'enfant dans la note. Pour les inscriptions que vous faites, prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; avec l'e-mail d'un parent, celui-ci reçoit une confirmation avec un fichier calendrier.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : les cours de chaque moniteur forment une série qui s'arrête avec le trimestre. Pour le nageur qui vient chaque semaine, inscrivez-le sur le même cours à chaque date du trimestre depuis l'agenda, après son premier cours. Book n'envoie pas de rappel : ces entrées d'agenda tiennent le rythme.

Pendant les vacances scolaires, arrêtez la série du trimestre et ouvrez des stages quotidiens comme services à part, pour ces semaines seulement. Un stage de cinq jours se réserve jour par jour, puisque chaque créneau tient dans une journée ; précisez dans la description qu'il faut réserver chaque jour du stage.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. La note figure dans le fichier calendrier du parent : demandez de signaler les besoins médicaux au moniteur sur votre fiche d'inscription à la piscine, pas dans la note.

Le parent ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : l'école le fait depuis la liste de réservations. Si un collègue assure le cours, gardez le créneau et dites aux parents qui l'anime ; si le cours est annulé, le déplacement fonctionne entre services : vous pouvez basculer chaque nageur dans un autre cours du même niveau qui a des places. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : prévenez vous-même les parents, puis supprimez les créneaux libres du moniteur absent. Chaque réservation se synchronise avec l'agenda Google, iPhone ou Mac de l'école. Book n'encaisse pas de paiement et ne gère pas les forfaits ; indiquez comment régler. Book coûte 5 €/mois pour l'école, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.