Assistant événementiel : réserver briefs et visites de lieu

Mettez les étapes d'avant l'événement sur votre page de réservation : un appel de brief que le client réserve par téléphone ou en visio, et une visite de lieu réservée sur place quelques semaines avant la date. Donnez à chacun sa durée et sa description, demandez le déroulé et la liste des prestataires à l'avance, et sortez de chaque rendez-vous avec un plan écrit du jour J. Le client réserve la préparation à l'heure qui lui convient, et vous arrivez le jour de l'événement en connaissant déjà le lieu, les personnes et les horaires.

L'appel de brief couvre le plan : déroulé, moments clés, prestataires, contacts. La visite de lieu couvre l'endroit : accès, déchargement, électricité, salles, arrivée des invités et points sensibles. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées et prix sont des exemples : fixez les vôtres. Précisez si la préparation est incluse dans votre tarif journalier ou facturée à part.

Quand un client réserve votre renfort du jour J, réservez vous-même ces étapes depuis votre agenda aux bonnes dates. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; saisissez l'e-mail du client pour qu'il reçoive une confirmation avec un fichier calendrier pour chaque étape. Book n'envoie pas de rappel : avoir chaque étape dans son agenda tient la préparation.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du client. Demandez dans la description la date, le lieu et le contact principal du jour J, et invitez le client à envoyer par e-mail le déroulé, la liste des prestataires et le plan de salle avant l'appel, pour que l'appel serve à décider plutôt qu'à lire.

Faites le parcours des invités, vérifiez l'accès de déchargement des prestataires, repérez les prises, les toilettes, la pièce calme et les issues de secours, et rencontrez le responsable du lieu. Notez le stationnement des prestataires et les heures limites pour la musique et le démontage. Vérifiez aussi le réseau mobile, et convenez avec le responsable du lieu de la façon de le joindre le jour J en cas de panne. Prenez des photos à partager avec le client et les prestataires.

Une visite demande que le lieu soit libre et le client présent. Ouvrez les créneaux de visite en semaine, quand les lieux sont plus calmes, et précisez dans la description que le client confirme d'abord l'accès avec le lieu. Si vous avez plusieurs événements dans un même lieu, regroupez les visites le même jour. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin, ce qui convient à un après-midi de visites régulier.

Book ne crée pas de lien de visio. Mettez un lien fixe dans la description de l'appel de brief, ou envoyez-le par e-mail après la réservation, pour qu'un client d'une autre ville puisse vous briefer sans se déplacer.

Mariages et cérémonies peuvent avoir une répétition la veille. Si vous y assistez, proposez-la comme un service à part avec une durée fixe, et réservez-la vous-même une fois l'heure confirmée par le client avec le lieu et l'officiant. C'est là que vous rencontrez les familles et les personnes clés, et le jour J demande moins d'explications.

Après la visite, envoyez un plan d'une page : heures d'arrivée, contacts, moments clés, implantation et solutions de repli en cas de pluie ou de retard. Partagez-le avec le planner ou l'organisateur et demandez les corrections avant le point final. Le client ne peut pas déplacer sa réservation en ligne : il vous contacte, et vous déplacez l'étape depuis votre liste de réservations puis la lui confirmez, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.