Assistant événementiel : réservation des journées de renfort

Proposez votre renfort du jour J sous forme de journées que wedding planners et organisateurs réservent en ligne : un service demi-journée et un service journée, chacun ouvert en un créneau à une place sur les dates où vous êtes disponible. Une date réservée disparaît de votre page : impossible d'être réservé deux fois. Demandez à la réservation le type d'événement, le lieu et les horaires, et calez le brief détaillé lors d'un court appel avant le jour J. L'organisateur a un renfort fiable, et vous remplissez votre agenda sans courir après chaque date.

Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Nommez chaque service par la durée de la mission et indiquez dans la description ce qui est inclus : installation, accueil des invités, suivi du déroulé, coordination des prestataires, démontage.

Durées et prix sont des exemples : fixez les vôtres, et précisez si déplacements et repas sont inclus.

Ouvrez un créneau par date disponible, avec une place, dans le service adapté. Les dates très demandées, vous pouvez ouvrir une demi-journée et une journée ; dès que l'une est réservée, supprimez l'autre pour que la date ne soit pas prise deux fois, car Book n'empêche pas les créneaux de services différents de se chevaucher. Ouvrez les dates quelques mois à l'avance pour la saison des mariages, et gardez quelques jours de semaine pour les événements d'entreprise.

Wedding planners, agences événementielles et particuliers peuvent tous vous réserver. Indiquez dans la description avec qui vous travaillez et si vous intervenez sous la direction du planner ou comme contact principal le jour J. Si une agence réserve plusieurs dates d'un coup, inscrivez-les vous-même depuis votre agenda après un appel ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et le contact reçoit une confirmation avec un fichier calendrier pour chaque date si vous saisissez son e-mail.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier de la personne qui réserve. Demandez dans la description :

Un court appel de brief la semaine d'avant couvre le déroulé, les contacts des prestataires, les moments clés et la conduite à tenir en cas de problème. Proposez-le comme un court service à part que le client peut choisir, ou réservez-le vous-même une fois la journée confirmée. Demandez le déroulé et la liste des prestataires par e-mail avant l'appel.

Indiquez dans la description la zone couverte sans supplément et jusqu'où vous vous déplacez. Pour une longue journée loin de chez vous, prévoyez le retour avant de confirmer, et évitez de réserver une mission tôt le lendemain matin. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac : chaque événement apparaît à côté de vos autres engagements.

Un planner satisfait peut vouloir vous retrouver sur plusieurs mariages de la saison. À la fin d'un événement, demandez-lui ses prochaines dates et réservez-les vous-même tout de suite, pour qu'elles quittent votre page avant que quelqu'un d'autre ne les prenne. Un court bilan par e-mail après chaque événement, sur ce qui a bien marché et ce qu'il faut changer, facilite la réservation suivante.

Le client ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : il vous contacte, et vous déplacez la mission depuis votre liste de réservations puis la lui confirmez, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Le déplacement fonctionne entre services : une demi-journée qui devient une journée peut passer sur le service journée. Indiquez votre règle d'annulation dans la description, surtout pour les dates de la saison des mariages. Book ne prend pas de paiement : précisez comment et quand vous êtes payé. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.