Animation vacances : réservation des excursions et ateliers

Laissez les vacanciers réserver excursions et ateliers en ligne depuis leur téléphone : une sortie en bateau d'une demi-journée, une visite de marché, un atelier cuisine, un cours de poterie. Créez un service par activité, donnez à chaque créneau le nombre de places que votre car, votre bateau ou votre salle peut accueillir, et indiquez dans la description où et quand se retrouver, pour quels âges et quoi apporter. Les vacanciers organisent leur semaine sans faire la queue au bureau d'animation, vous savez combien de places commander au transporteur, et aucune sortie ne dépasse ce que vous pouvez transporter.

Une visite de vignoble le matin et un atelier peinture le soir n'ont en commun que vos vacanciers. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres. Si une activité est incluse dans le séjour, laissez le prix vide ; un prix à zéro s'affiche 0,00 € sur votre page.

Fixez les places de chaque créneau selon ce qui le limite : sièges du car, capacité du bateau, nombre de postes dans la salle d'atelier ou ce que votre partenaire peut accueillir. Quand la dernière place est réservée, le créneau quitte votre page : le vacancier choisit une autre date plutôt que de trouver un car plein. Si le transporteur propose un véhicule plus grand pour une semaine chargée, augmentez les places de ces dates.

Indiquez dans la description où le groupe se retrouve, par exemple le parking de l'accueil, et combien de temps avant le départ arriver. Calez le créneau de l'heure de rendez-vous au retour prévu : le fichier calendrier du vacancier montre toute la sortie, et il ne réserve pas une séance de club enfants qui finit après le départ du car.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du vacancier. Chaque réservation en ligne prend une place : une famille de quatre réserve quatre fois ou passe au bureau. Demandez dans la description :

Indiquez clairement dans la description l'âge minimum, si les enfants doivent être accompagnés d'un adulte, et si un enfant paie le même prix. Pour les ateliers qui conviennent aux deux, ouvrez une séance famille et une séance adultes en services séparés, pour que chacun choisisse la bonne.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : un programme où la sortie en bateau a lieu chaque mardi et la visite du marché chaque samedi matin se met en place en quelques minutes. Calez la date de fin sur le dernier jour de la saison. Le vacancier qui reste une semaine voit tout le programme de son séjour, et celui qui arrive le samedi peut réserver la sortie du mardi tout de suite.

Si un domaine viticole, un loueur de bateaux ou un artisan local anime l'activité, convenez d'abord du nombre de places avec lui et envoyez-lui la liste des réservations la veille. Book n'encaisse pas de paiement : indiquez dans la description si le vacancier paie à l'accueil, dans le car ou directement au partenaire.

Mettez le lien de réservation dans l'e-mail envoyé avant l'arrivée, sur un QR code à l'accueil et sur le panneau d'animation. Une courte présentation des sorties de la semaine au pot d'accueil, avec le QR code à l'écran, permet de réserver pendant la présentation.

Indiquez dans la description quand vous décidez d'annuler pour la météo, ou à partir de combien de participants une sortie a lieu, et comment le vacancier sera prévenu. Si une sortie n'a pas lieu, annulez chaque réservation depuis votre liste de réservations et prévenez vous-même chaque vacancier, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement ; proposez-lui une autre date.

Le vacancier ne peut pas déplacer sa réservation en ligne : il demande à l'accueil ou au bureau d'animation, et vous le déplacez vers une autre date depuis votre liste de réservations. Consultez la liste la veille de chaque sortie et imprimez-la pour le guide ou le chauffeur. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.