Animation vacances : réserver les séances du club enfants

Laissez les vacanciers réserver les séances du club enfants en ligne depuis leur téléphone, avec un service par tranche d'âge et un nombre de places par séance calé sur votre encadrement. Ouvrez des séances le matin et l'après-midi pour les dates de la saison, et indiquez dans chaque description ce que feront les enfants, quoi apporter et les règles d'arrivée et de départ. Les parents organisent leur journée avant d'arriver au club, vos animateurs savent combien d'enfants attendre dans chaque groupe, et aucune séance ne dépasse ce que vous pouvez encadrer.

Un enfant de quatre ans et un de onze ans n'ont besoin ni des mêmes activités, ni des mêmes salles, ni du même encadrement. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres. Si le club est inclus dans le séjour, laissez le prix vide ; un prix à zéro s'affiche 0,00 € sur votre page.

Fixez les places de chaque séance selon le nombre d'animateurs présents et le taux d'encadrement que vous appliquez pour cette tranche d'âge, selon les règles qui vous concernent. Une séance complète quitte votre page : les parents choisissent une autre séance plutôt que d'arriver devant une salle pleine. Si un animateur supplémentaire vous rejoint pour une semaine chargée, augmentez les places de ces séances.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du parent. Chaque réservation en ligne prend une place : un parent avec deux enfants réserve deux fois, une par enfant. Demandez dans la description :

Indiquez dans la description où les enfants sont déposés et récupérés, l'heure limite d'arrivée, qui peut venir chercher un enfant, et ce qui se passe si un parent est en retard. Gardez au club une liste imprimée de la séance depuis votre liste de réservations, et pointez les arrivées et les départs.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : une saison de séances quotidiennes le matin et l'après-midi se met en place en quelques minutes. Calez la date de fin sur le dernier jour de la saison, et laissez de côté le jour de fermeture du club. Pour une semaine spéciale, comme une semaine pirates, créez un service à part pour ces dates seulement.

Mettez le lien de réservation dans l'e-mail envoyé avant l'arrivée, sur un QR code à l'accueil et dans le livret d'accueil. Les familles qui arrivent avec les activités de la semaine déjà réservées s'installent plus vite.

Si vous proposez une journée complète avec déjeuner, créez un service journée avec ses propres places, puisqu'un créneau peut couvrir le matin et l'après-midi dans une même journée, et précisez si le repas est fourni ou apporté par les parents. Gardez-le séparé des demi-journées, pour qu'un enfant inscrit à la journée n'ait pas besoin de deux réservations.

Les jeux en extérieur demandent une solution de repli. Indiquez dans la description que les activités peuvent passer en intérieur par mauvais temps, et maintenez la séance plutôt que de l'annuler quand c'est possible. Un club qui fonctionne quel que soit le temps préserve le programme de la journée des familles.

Le parent ne peut pas déplacer sa réservation en ligne : il demande à l'accueil ou au club, et vous déplacez l'enfant vers une autre séance depuis votre liste de réservations. Si une séance est annulée pour la météo ou faute d'encadrement, annulez les réservations et prévenez vous-même chaque famille, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.