Auditeur : réserver les entretiens de mission en ligne

Pendant la phase de terrain, laissez les équipes du client réserver leurs entretiens depuis un lien que le contact financier diffuse en interne : un service par cycle audité, comme la paie, les achats ou les ventes, avec des créneaux seulement sur les semaines de terrain. Indiquez dans chaque description qui doit participer et quels documents préparer. Les entretiens se répartissent sur la semaine au lieu de s'empiler le dernier jour, les interlocuteurs arrivent préparés, et votre équipe passe moins de temps à relancer pour obtenir un rendez-vous.

Les entretiens avec le responsable paie, le responsable achats et le directeur commercial ne couvrent ni les mêmes sujets ni les mêmes documents. Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Laissez le prix vide : les entretiens font partie de la mission.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres. Ajoutez le nom du client aux services si vous menez plusieurs missions en même temps, par exemple « Audit Acme : entretien paie ».

Ouvrez des créneaux pour les dates où votre équipe est sur place ou disponible à distance, et rien en dehors. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : calez-la sur le dernier jour de terrain. Un créneau réservé quitte votre page, deux personnes ne peuvent donc pas prendre la même heure avec le même auditeur.

Si un senior et un assistant mènent des entretiens en parallèle, donnez à chacun ses propres services, par exemple « Entretien paie avec Claire ». Book propose une page de réservation par cabinet, sans agenda séparé par employé : le nom du service indique qui mène chaque entretien, et les créneaux de services différents peuvent avoir lieu en même temps.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du salarié. Indiquez dans chaque description :

Demandez de ne pas mettre de chiffres confidentiels dans la note ; les documents passent par votre échange sécurisé habituel.

Envoyez le lien de réservation au contact financier du client avec un court message à transférer aux équipes. Votre page publique affiche tous les services ouverts : le nom du client dans chaque service indique aux autres visiteurs que ces créneaux ne les concernent pas. Rappelez le lien quelques jours avant le début du terrain, pour que les réservations soient faites avant le premier jour.

Placez en début de semaine les entretiens qui débloquent le reste du travail : les revues des processus et contrôles clés. Gardez les créneaux plus tardifs pour les cycles qui dépendent de documents encore en préparation. Gardez au moins la moitié de chaque journée sans entretien, pour que l'équipe ait le temps de tester les échantillons et de rédiger entre deux rendez-vous.

Quand le terrain se fait en partie à distance, proposez les mêmes services en visio, et précisez dans chaque description que le partage d'écran servira à regarder les documents ensemble. Les créneaux à distance peuvent s'étaler sur une période plus longue que les jours sur place.

Les entretiens soulèvent des questions de suivi. Réservez vous-même un court point de suivi depuis votre agenda tant que le sujet est frais ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs, et le salarié reçoit une confirmation avec un fichier calendrier si vous saisissez son e-mail. Book n'envoie pas de rappel : cette entrée dans son agenda tient le suivi.

Le salarié ne peut pas déplacer sa réservation en ligne : il vous contacte, et vous déplacez l'entretien depuis votre liste de réservations puis le lui confirmez, car Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement. Book ne crée pas de lien de visio : mettez votre lien de réunion dans la description. Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac, et l'équipe voit les entretiens de la semaine. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.