Cabinet de conseil : une page de réservation pour l'équipe

Un petit cabinet d'avocats, d'expertise comptable ou de conseil avec plusieurs conseillers peut prendre tous ses rendez-vous clients sur une seule page Book. Le nouveau client réserve un court premier appel partagé avec la personne de permanence ce jour-là ; ensuite, le cabinet l'inscrit chez le bon conseiller. Le client existant réserve directement son conseiller, dans des services comme « Rendez-vous avec Maître Dubois » ou « Point fiscal avec Anna ». Organisez salles et visio, gardez la note sans informations confidentielles, et gérez les absences depuis une seule liste de réservations. Le cabinet paie 5 €/mois au total.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur la page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « conseiller » : son nom va dans le nom du service. Les créneaux de services différents peuvent avoir lieu en même temps : trois conseillers reçoivent en parallèle.

Durées, places et prix sont des exemples : fixez les vôtres, et précisez dans chaque description ce qui est inclus.

Le nouveau client ne sait pas toujours quel conseiller traite son sujet. Proposez un court premier appel dans un service partagé, assuré par la personne de permanence ce jour-là. Pendant l'appel, vous vérifiez le dossier, faites la vérification de conflit d'intérêts si besoin, et inscrivez vous-même le client dans le service du bon conseiller depuis l'agenda. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; avec un e-mail, le client reçoit une confirmation avec un fichier calendrier.

Le client qui travaille déjà avec quelqu'un réserve directement les services de ce conseiller. Indiquez dans chaque description à qui le service s'adresse, par exemple aux clients existants uniquement, pour qu'un nouveau client commence par le premier appel. Si vos honoraires varient selon l'ancienneté ou le type de mission, des services séparés rendent le prix clair avant le rendez-vous.

Certains rendez-vous ne demandent pas un conseiller précis : signer des documents, récupérer des originaux, déposer des pièces. Mettez-les dans un service partagé avec une place par personne disponible à l'accueil, pour que le client passe sans prendre le temps de consultation d'un conseiller. Indiquez dans la description quoi apporter, comme une pièce d'identité ou les documents à signer, et la durée. Quand un rendez-vous se termine avec des documents à signer plus tard, réservez ce créneau de signature vous-même avant le départ du client.

Book ne connaît pas votre nombre de salles, et les créneaux de services différents peuvent se chevaucher : il n'empêchera pas trois conseillers d'être réservés dans deux salles. Donnez à chacun des jours de salle, ou créez des services de visio séparés pour savoir qu'aucune salle n'est nécessaire. Book ne crée pas de lien de visio : le conseiller envoie le lien par e-mail avant le rendez-vous.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. La note arrive au cabinet dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du client. Ne demandez que la nature du dossier et, pour le juridique, le nom des autres parties pour la vérification de conflit ; les documents passent par votre canal sécurisé habituel après la réservation, jamais par la note.

Échéances fiscales et clôtures d'exercice amènent un afflux de rendez-vous. Ouvrez des créneaux supplémentaires pour ces semaines seulement, avec une date de fin, et répartissez-les entre conseillers. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : les heures de rendez-vous habituelles de chaque conseiller forment leur propre série.

Le client ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : le cabinet le fait depuis la liste de réservations. Le déplacement fonctionne entre services : un rendez-vous peut passer sur le créneau libre d'un collègue si le dossier le permet, ou au retour du conseiller. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : prévenez vous-même chaque client, puis supprimez les créneaux libres du conseiller absent. Chaque réservation se synchronise avec l'agenda Google, iPhone ou Mac du cabinet : l'accueil voit la journée de chaque conseiller. Book n'encaisse pas de paiement ; indiquez comment se règlent les honoraires. Book coûte 5 €/mois pour le cabinet, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.