Cabinet dentaire : planifier plusieurs praticiens en ligne

Un cabinet dentaire avec plusieurs praticiens peut mettre tous ses fauteuils sur une seule page Book. Donnez à chaque dentiste ses propres services, par exemple « Contrôle avec Dr Martin », ouvrez ses créneaux dans sa salle et ses jours de présence, et donnez à l'hygiéniste ses propres services. Gardez quelques créneaux d'urgence chaque jour pour les patients qui ont mal, et déplacez les patients d'un praticien à l'autre pendant une absence. Le cabinet paie 5 €/mois, quel que soit le nombre de dentistes.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur la page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « praticien » : le nom du dentiste va dans le nom du service. Le patient réserve son dentiste ; le nouveau patient peut prendre la première consultation libre, chez le dentiste qui a de la place.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres, selon vos protocoles et les règles qui s'appliquent à votre cabinet. Un prix peut s'afficher sur chaque service si vous le souhaitez ; laissez-le vide pour le masquer.

Contrôles, premières consultations et rendez-vous d'hygiène ont une durée connue : le patient peut les réserver en ligne. Les rendez-vous de soins dépendent du plan établi par le dentiste : soins, couronnes, extractions ou série de séances. N'ouvrez pas de créneaux de soins libres : à la fin de la consultation, créez le créneau à la bonne durée dans le service de soins du dentiste et inscrivez-y le patient tout de suite. Avec une place, le créneau est complet aussitôt et n'est proposé à personne d'autre ; le nom du service reste sur votre page, sans horaire libre à choisir. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; avec un e-mail saisi, le patient reçoit une confirmation avec un fichier calendrier.

Les créneaux de services différents peuvent se chevaucher : c'est ce qui permet à deux dentistes de travailler en même temps. Book ne connaît pas votre nombre de salles et n'empêchera donc pas trois dentistes d'être réservés sur deux fauteuils. Organisez-le en ouvrant les créneaux : attribuez une salle à chaque dentiste pour chaque vacation de la semaine, et n'ouvrez ses créneaux que sur les vacations où il a un fauteuil. Si un fauteuil est partagé entre un dentiste et l'hygiéniste, alternez les jours ou les demi-journées.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : les vacations de chaque dentiste forment une série, et un collaborateur présent le lundi et le jeudi a la sienne. Quand le planning change, supprimez les créneaux restants de l'ancienne série et créez-en une nouvelle.

Un patient qui a mal aux dents doit être vu vite, pas dans trois semaines. Gardez un ou deux créneaux d'urgence par jour dans un service partagé, répartis entre les dentistes présents, et indiquez dans la description ce qui relève de l'urgence et d'appeler le cabinet s'il ne reste plus de créneau. Les créneaux d'urgence encore libres le matin peuvent devenir des contrôles : supprimez-les et ouvrez des créneaux de contrôle à la place.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. La note arrive au cabinet dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du patient : demandez de ne pas y décrire de symptômes ni d'antécédents, qui se recueillent au rendez-vous.

Le patient ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : le cabinet le fait depuis la liste de réservations. Le déplacement fonctionne entre services : les contrôles du Dr Martin peuvent passer sur les créneaux libres du Dr Okafor, ou après le congé. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : appelez ou écrivez à chaque patient, puis supprimez les créneaux libres du praticien absent. Chaque réservation se synchronise avec l'agenda Google, iPhone ou Mac du cabinet : l'accueil voit tous les fauteuils au même endroit. Book n'encaisse pas de paiement ; indiquez comment le patient règle. Book coûte 5 €/mois pour le cabinet, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.