Cabinet de kiné : planifier plusieurs kinésithérapeutes

Un cabinet de groupe peut prendre tous ses rendez-vous sur une seule page Book : donnez à chaque kinésithérapeute ses propres services, par exemple « Séance de suivi avec Claire », ouvrez ses créneaux les jours où il travaille, et laissez chaque patient réserver le kiné qui le suit déjà. Séparez bilans et séances de suivi, tenez compte des salles et du matériel partagés en ouvrant les créneaux, et basculez les patients vers un collègue pendant une absence. Le cabinet paie 5 €/mois au total, quel que soit le nombre de kinés sur la page.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur la page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « praticien » : le nom du kiné va dans le nom du service. Le patient déjà en cours de traitement choisit le service de son kiné ; le nouveau patient peut prendre le premier bilan libre, quel que soit le praticien.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres, selon les règles qui s'appliquent à votre cabinet. Chaque service peut aussi porter un prix si vous voulez l'afficher ; laissez le champ vide pour le masquer.

Un bilan dure plus longtemps qu'une séance de suivi et demande une salle libre et le temps de l'anamnèse. En faire un service à part lui donne la bonne durée ; indiquez dans chaque service de suivi qu'il est réservé aux patients déjà vus, et basculez sur un créneau de bilan le nouveau patient qui se tromperait. Précisez dans la description du bilan quoi apporter, comme la prescription ou des comptes rendus d'imagerie récents si vous en avez besoin, et de venir dans une tenue qui laisse la zone à traiter accessible.

Book n'empêche pas les créneaux de services différents de se chevaucher : c'est ce qui permet à deux kinés de recevoir en même temps. Cela veut dire aussi que Book ne vous préviendra pas si deux kinés ont réservé la seule salle de rééducation ou le seul appareil. Organisez-vous en ouvrant les créneaux : une salle fixe par kiné et par jour, ou des créneaux décalés pour ce qui demande le matériel commun. Si un appareil est le goulet d'étranglement, un service à part pour les séances qui l'utilisent, ouvert seulement quand l'appareil est libre, garde un planning juste.

Ouvrez les créneaux de chaque kiné uniquement sur ses jours et heures de travail. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : un temps plein, un temps partiel le mardi et le jeudi, et un collègue qui ne fait que des séances à domicile le vendredi ont chacun leur série. Quand les horaires changent, supprimez les créneaux restants de l'ancienne série et créez-en une nouvelle.

Si un kiné se déplace à domicile, donnez-lui un service dédié avec des créneaux plus longs qui incluent le trajet, ouverts ses jours de tournée, et indiquez dans la description les secteurs couverts. Le patient réserve ce service ; le secrétariat peut aussi le réserver depuis l'agenda après un appel.

À la fin de chaque séance, le kiné ou le secrétariat réserve la suivante depuis l'agenda, dans les créneaux de suivi du même kiné. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; avec un e-mail saisi, le patient reçoit une confirmation avec un fichier calendrier. Book n'envoie pas de rappel : c'est cette entrée dans son agenda qui le lui rappelle.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. La note arrive au cabinet dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure aussi dans le fichier calendrier du patient. Demandez de ne pas y mettre d'informations de santé ; gardez les données cliniques dans vos dossiers patients.

Le patient ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : le cabinet le fait depuis la liste de réservations. Le déplacement fonctionne entre services : les séances de suivi de Claire peuvent passer sur les créneaux libres de Tom, ou à son retour. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : appelez ou écrivez à chaque patient, puis supprimez les créneaux libres de Claire pendant son absence. Toutes les réservations se synchronisent avec l'agenda Google, iPhone ou Mac du cabinet : le secrétariat voit la journée de chaque kiné au même endroit. Book n'encaisse pas de paiement ; indiquez dans la description comment le patient règle. Book coûte 5 €/mois pour le cabinet, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.