Opticien : planifier plusieurs opticiens et salles d'examen

Un magasin d'optique avec plusieurs opticiens peut prendre tous ses rendez-vous sur une seule page Book. Donnez aux examens de vue un service par opticien, par exemple « Examen de vue avec Clara », car chaque examen mobilise la salle et la personne habilitée ; mettez l'essayage de montures, le retrait et l'ajustement dans des services partagés dont les créneaux ont une place par opticien en boutique. Ouvrez des créneaux calés sur le planning, et basculez les clients vers un collègue en cas d'absence. Le magasin paie 5 €/mois au total.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur la page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « employé » : le prénom de l'opticien va dans le nom du service quand il compte. Les créneaux de services différents peuvent avoir lieu en même temps : un opticien fait un examen pendant qu'un autre ajuste une monture.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres, selon les règles qui s'appliquent à votre magasin. Chaque service peut afficher un prix si vous le souhaitez ; laissez-le vide pour le masquer.

Un examen de vue occupe un opticien et la salle d'examen pendant toute sa durée. Book ne sait pas que vous n'avez qu'une salle, et les créneaux de services différents peuvent se chevaucher : il n'empêchera pas deux examens de deux opticiens à la même heure. Organisez-le en ouvrant les créneaux : alternez les plages d'examen entre opticiens, par exemple Clara le matin et Yanis l'après-midi, et n'ouvrez les créneaux d'examen de chacun que sur ses plages.

Choisir une monture, retirer ses lunettes ou les faire ajuster ne demande pas une personne précise. Mettez ces prestations dans des services partagés et fixez les places de chaque créneau au nombre d'opticiens en boutique à cette heure, sans compter celui qui est en salle d'examen. Quand les deux places de 11 h sont prises, le créneau quitte votre page et le client suivant choisit une autre heure.

Une première adaptation de lentilles dure plus longtemps et comprend l'apprentissage de la pose et du retrait. Donnez-lui son propre service pour chaque opticien qui la pratique, avec un créneau plus long, et réservez vous-même le contrôle de suivi avant le départ du client.

Le samedi et les semaines avant la rentrée peuvent amener plus d'essayages et de retraits qu'un jour de semaine. Ces jours-là, ouvrez davantage de places dans les services partagés d'essayage et de retrait si vous avez du renfort, et gardez les examens sur les plages où la salle est libre. Ouvrir ces créneaux supplémentaires en série à part, avec une date de fin après les semaines chargées, laisse votre planning habituel intact. Si une journée se remplit, la page affiche simplement les prochains horaires libres, et le comptoir peut toujours inscrire un client au téléphone sur un créneau restant.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. Pour l'examen, indiquez dans la description quoi apporter, comme les lunettes actuelles, les lentilles ou l'ordonnance, plutôt que de le demander dans la note ; demandez de ne pas y décrire de problème de vue ou de santé, car la note figure dans le fichier calendrier du client. Pour un retrait, demandez le numéro de commande.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : les plages d'examen de chaque opticien et les créneaux d'essayage du magasin forment chacun leur série. Les jours où moins d'opticiens sont présents, baissez les places des créneaux partagés. Quand le planning change, supprimez les créneaux restants de l'ancienne série et créez-en une nouvelle.

Le client qui appelle ou passe en boutique est inscrit depuis l'agenda sur le bon créneau. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; avec un e-mail, il reçoit une confirmation avec un fichier calendrier. Quand les lunettes sont prêtes, réservez vous-même le créneau de retrait et indiquez-lui l'heure ; Book n'envoie pas de rappel, c'est cette entrée d'agenda qui le fait revenir.

Le client ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : le magasin le fait depuis la liste de réservations. Le déplacement fonctionne entre services : les examens de Clara peuvent passer sur les créneaux d'examen libres de Yanis, et les essayages restent dans le service partagé. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : appelez ou écrivez à chaque client, puis supprimez les créneaux libres de l'opticien absent. Chaque réservation se synchronise avec l'agenda Google, iPhone ou Mac du magasin. Book n'encaisse pas de paiement. Book coûte 5 €/mois pour le magasin, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.