Psychologue : quelle règle pour les séances manquées ?

Une règle pour les séances manquées fonctionne quand elle est écrite, annoncée avant le premier entretien et appliquée de la même façon à chaque fois. Décidez du délai de prévenance pour annuler sans frais, de ce qui se passe quand une séance est manquée ou annulée trop tard, et des exceptions que vous acceptez. Inscrivez-la dans la description de vos prestations pour que le patient la lise avant de réserver, rappelez-la au premier entretien, et traitez chaque absence comme un sujet à aborder dans le suivi, pas seulement comme une question administrative.

Une séance régulière, c'est un temps réservé à une personne, souvent à la même heure chaque semaine. Annulée le matin même, elle peut rarement être proposée à quelqu'un d'autre. Sur un mois, quelques annulations tardives peuvent peser réellement sur vos revenus.

Il y a une seconde raison, propre à la thérapie : une absence peut avoir un sens. Une séance manquée après une séance difficile, des retards répétés, des annulations qui se concentrent autour de certains sujets. Une règle claire et stable règle la question pratique, pour que l'échange puisse porter sur ce que l'absence dit peut-être.

Il n'y a pas de réponse unique. Certains psychologues font régler toute séance manquée ; d'autres passent l'éponge la première fois, ou décident au cas par cas. Ce qui compte, c'est que la règle soit la vôtre, que vous puissiez l'expliquer, et que le patient l'ait connue avant de s'engager.

Une règle découverte après coup ressemble à une sanction. La même règle lue avant de réserver fait simplement partie du cadre. Sur Book, chaque type de séance est une prestation avec son prix et une description facultative, affichée sur votre page de réservation. Ajoutez à la description de chaque prestation un court paragraphe avec votre règle d'annulation, en mots simples.

Reparlez-en ensuite au premier entretien. Cela prend une minute, et évite une première discussion délicate quelques semaines plus tard.

Quand un patient annule dans les délais, annulez la réservation depuis votre liste de réservations : le créneau redevient disponible sur votre page. S'il veut déplacer la séance, déplacez-la depuis la même liste. Book n'envoie pas d'e-mail quand vous modifiez ou annulez une réservation : confirmez vous-même le nouvel horaire.

Book n'encaisse ni paiement, ni acompte, ni frais d'annulation. Si votre règle prévoit qu'une séance annulée trop tard est due, vous la réglez comme vous gérez habituellement le paiement, par exemple à la séance suivante. Book n'envoie pas non plus de rappel : si vous souhaitez que vos patients en reçoivent un, envoyez votre propre message la veille.

Une règle claire aide, un rythme stable aussi. Une séance à la même heure chaque semaine se retient plus facilement. En fin de séance, vous pouvez réserver vous-même la suivante depuis votre calendrier, ce qui retire le créneau de votre page et donne au patient un horaire fixe. Pour les patients qui viennent chaque semaine, vous pouvez réserver plusieurs séances à l'avance de la même façon.

Quand l'emploi du temps d'un patient change, un nouveau travail ou une rentrée par exemple, revoyez l'horaire ensemble plutôt que de laisser les annulations s'accumuler.

Le plus difficile, c'est d'appliquer la règle avec constance. Écrire les exceptions que vous acceptez, et vous y tenir, vous évite d'avoir à trancher sous pression à chaque fois. Si vous changez de règle, prévenez vos patients actuels avant qu'elle ne s'applique à eux, et mettez à jour la description de vos prestations le jour même.