Psychologue : fixer une règle pour les séances manquées

Comment le psychologue fixe et affiche sa règle pour les séances manquées : délai de prévenance, annulations tardives, où l'écrire et comment gérer les changements.

14 octobre 20265 min de lecture

Une séance manquée laisse une heure vide qui se remplit difficilement au dernier moment. Fixez une règle claire et affichez-la là où le patient réserve : quel délai pour déplacer une séance, ce qui se passe en cas d'annulation tardive ou d'absence, et comment vous joindre. Écrite une fois dans les descriptions de votre page, la règle est lue avant chaque réservation, et vous n'avez jamais à l'expliquer pour la première fois au milieu d'une semaine difficile.

Décider de la règle

Délai de prévenance : par exemple 48 heures pour déplacer ou annuler sans frais.
Annulations tardives et absences : séance due en totalité, en partie, ou comptée comme effectuée.
Exceptions : maladie, urgence, première séance, selon votre façon de travailler.
Comment vous joindre : téléphone, message ou e-mail, et à quelles heures.

L'écrire là où l'on réserve

Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page publique. Ajoutez la règle à la description de chaque séance en deux ou trois phrases. Le patient la lit avant de choisir un horaire : elle fait partie de l'accord dès la première réservation.

Service	Exemple de créneau	Places
Premier entretien	1 h	1
Séance individuelle	50 min	1
Séance en visio	50 min	1
Thérapie de couple	1 h 15	1

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres, et indiquez vos tarifs dans chaque description.

Comment fonctionnent les changements sur Book

Le patient ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : il vous contacte, et c'est le moment d'appliquer la règle. Vous déplacez ou annulez la séance depuis votre liste ; le déplacement fonctionne d'un service à l'autre, une séance au cabinet peut devenir une séance en visio si le trajet pose problème. Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement : confirmez vous-même le nouvel horaire.

Les rappels réduisent le risque

Book n'envoie pas de rappel. Le patient qui donne son e-mail reçoit une confirmation avec un fichier calendrier : la séance est dans son propre agenda. Pour les patients hebdomadaires, réservez les séances suivantes depuis votre liste en fin de séance ; prénom et nom suffisent.

L'appliquer avec constance

Une règle appliquée de temps en temps devient une négociation à chaque fois. Appliquez-la de la même façon pour tous, notez les exceptions quand vous en faites, et abordez le sujet calmement si les absences se répètent : la répétition peut faire partie du travail lui-même.

Discrétion

La note figure dans le fichier calendrier du patient. Demandez de ne pas y écrire le motif de consultation, et gardez les échanges sur les séances manquées pour la séance ou un message privé.

Paiement

Book n'encaisse pas de paiement : une séance manquée facturée se règle comme vos paiements aujourd'hui. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.

Où écrire ma règle pour les séances manquées ?

Dans la description de chaque séance sur votre page, pour qu'elle soit lue avant la réservation.

Le patient peut-il annuler en ligne ?

Non. Il vous contacte, et vous déplacez ou annulez depuis votre liste.

Une séance peut-elle passer en visio au dernier moment ?

Oui. Le déplacement fonctionne d'un service à l'autre ; confirmez vous-même le changement.

Book facture-t-il les séances manquées ?

Non. Book n'encaisse pas de paiement.