Cabinet partagé : planifier plusieurs psychologues en ligne

Un cabinet partagé de psychologues ou de thérapeutes peut prendre tous ses rendez-vous sur une seule page Book. Donnez à chaque praticien ses propres services, par exemple « Première séance avec Élise » et « Séance avec Élise », ouvrez ses créneaux sur ses heures et dans sa salle, et laissez le nouveau patient choisir le praticien dont l'approche lui convient. Réservez à l'avance l'horaire hebdomadaire des patients suivis, gardez descriptions et notes discrètes, et décidez ensemble de ce qui se passe quand un praticien est absent. Le cabinet paie 5 €/mois au total.

Book propose une page de réservation par entreprise. Chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur la page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a son propre nombre de places. Il n'y a pas de champ « praticien » : son nom va dans le nom du service. Chaque description peut dire avec qui le praticien travaille et quelle est son approche, pour qu'un nouveau patient choisisse avant de réserver.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres, selon votre pratique et les règles qui vous concernent. Chaque service peut afficher un prix si vous le souhaitez ; laissez-le vide pour le masquer.

Le nouveau patient réserve en ligne une première séance avec le praticien choisi. Si vous poursuivez ensemble, convenez d'un horaire hebdomadaire à la fin de la séance et réservez vous-même les séances suivantes depuis l'agenda, sur plusieurs semaines. Prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs ; avec un e-mail saisi, le patient reçoit une confirmation avec un fichier calendrier pour chaque date. Indiquez dans la description des séances de suivi qu'elles sont réservées aux patients déjà vus, et basculez sur une première séance celui qui se tromperait.

Le praticien qui n'a plus de place pour de nouveaux patients cesse simplement d'ouvrir des créneaux de première séance, et indique dans la description quand il pense en reprendre. Ses séances de suivi continuent comme avant. Les nouveaux patients voient toujours les collègues qui ont des premières séances ouvertes : le cabinet ne refuse personne pendant qu'une liste est pleine.

Une séance de couple ou de famille est réservée par une seule personne, avec une place, comme toute autre séance. Indiquez dans la description qui doit venir et qu'une réservation couvre toutes les personnes présentes.

Un cabinet partagé partage ses salles, et Book ne sait pas laquelle est libre : les créneaux de services différents peuvent se chevaucher, il n'empêchera donc pas deux praticiens d'être réservés dans la même salle à 18 h. Fixez d'abord un planning des salles, avec les jours et la salle de chacun, puis n'ouvrez les créneaux d'un praticien que sur ses heures de salle. Laissez dix minutes entre deux séances pour les notes et l'arrivée du patient suivant.

Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : le praticien présent le lundi et le mercredi soir a sa série, le collègue du mardi matin a la sienne. Quand les jours de quelqu'un changent, supprimez les créneaux restants de l'ancienne série et créez-en une nouvelle.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative. La note arrive au cabinet dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure aussi dans le fichier calendrier du patient, que d'autres peuvent voir sur un téléphone ou un ordinateur partagé. Précisez dans chaque description que la note est facultative et qu'il ne faut pas y décrire sa situation : cela se dit en séance. Gardez des noms de services neutres, comme « Séance avec Élise », pour qu'une entrée d'agenda en dise le moins possible.

Si un praticien consulte aussi en visio, donnez à ces séances leurs propres services : vous savez qu'aucune salle n'est nécessaire. Book ne crée pas de lien de visio : le praticien envoie le lien par e-mail avant chaque séance.

Le patient ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : le cabinet ou le praticien le fait depuis la liste de réservations. En thérapie, un patient peut ne pas vouloir voir un collègue : pour les patients suivis, déplacez les séances au retour du praticien plutôt que chez quelqu'un d'autre, sauf demande du patient. Le déplacement fonctionne entre services s'il le souhaite. Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement : prévenez vous-même chaque patient, puis supprimez les créneaux libres du praticien absent. Chaque réservation se synchronise avec l'agenda Google, iPhone ou Mac du cabinet. Book n'encaisse pas de paiement ; indiquez comment régler. Book coûte 5 €/mois pour le cabinet, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.