Organiser les visites d'entretien annuel de chaudière

Étalez l'entretien annuel sur l'année au lieu de le laisser s'entasser juste avant l'hiver : ouvrez des créneaux d'entretien plusieurs mois à l'avance, regroupez-les par secteur sur des jours fixes, et gardez une partie de chaque semaine libre pour les réparations et les pannes. Faites de l'entretien une prestation à part, avec une durée de créneau fixe, pour que vos clients réservent le bon créneau en ligne, et demandez le type d'appareil et les informations d'accès dans la note. À la fin de l'intervention, réservez avec le client la visite de l'an prochain avant de partir.

Une chaudière qui tourne sans souci tout l'été s'oublie facilement jusqu'à la remise en route du chauffage, qui est aussi le moment où les pannes arrivent. Si entretiens et urgences tombent dans les mêmes semaines, l'un chasse l'autre : soit les clients attendent des semaines pour leur entretien, soit une famille sans eau chaude attend derrière une visite de routine. L'entretien est un travail prévisible, et un travail prévisible peut se déplacer vers les mois calmes, à condition que les créneaux existent.

Sur Book, chaque prestation a un nom, un prix et une description facultative affichée sur votre page publique, et chaque créneau appartient à une seule prestation, avec son heure de début et de fin. Une visite d'entretien est un travail connu, de durée connue : elle se prête bien à la réservation en ligne, contrairement à une fuite ou une panne qui demandent d'abord un appel.

Durées et prix ne sont que des exemples : fixez les vôtres, et ne proposez que les appareils que vous êtes habilité à entretenir. Si une visite est gratuite, laissez son prix vide : un prix vide n'est pas affiché, alors qu'un prix à zéro s'affiche « 0,00 € ».

Le client qui réserve en juin obtient la date qu'il veut ; vous obtenez un flux régulier d'entretiens pendant l'été au lieu d'une file d'attente en octobre.

L'entretien, c'est une succession de visites courtes : les trajets peuvent manger la journée. Nommez vos prestations d'entretien par secteur, comme « Entretien chaudière, secteur nord », et ouvrez les créneaux de chaque secteur sur son jour. Le client choisit la prestation de son secteur et ne voit que les créneaux de ce jour-là. Demandez l'adresse complète dans la note, et laissez un battement entre deux créneaux si le secteur est étendu.

Le formulaire public demande nom, e-mail et téléphone, tous obligatoires, plus cette note. Vous recevez le tout dans l'e-mail de nouvelle réservation, et vous arrivez avec les bonnes pièces. Si un propriétaire réserve pour son locataire, demandez le nom et le téléphone du locataire dans la note.

Ne remplissez pas chaque heure d'entretiens. Laissez les après-midi, ou une journée par semaine, sans créneaux d'entretien, pour caser les réparations et urgences prises par téléphone. Pour une panne, créez un créneau sur un moment libre et inscrivez-y vous-même le client depuis votre calendrier ; une fois réservé, il n'apparaît pas sur votre page.

À la fin d'un entretien, proposez la date de l'an prochain, créez le créneau et inscrivez-y le client depuis votre calendrier, avec son nom et son e-mail : il reçoit tout de suite une confirmation et un fichier calendrier. Book n'envoie pas de rappel ; une date déjà dans son agenda en tient lieu. S'il doit la déplacer, il vous appelle et vous la déplacez depuis votre liste de réservations ; Book n'envoie pas d'e-mail au client en cas de changement, confirmez donc vous-même la nouvelle date. Book coûte 5 €/mois, tout compris : prestations et réservations illimitées, sans commission, sans engagement.