Chef de cuisine : rendez-vous fournisseurs hors service

Donnez aux fournisseurs, commerciaux et producteurs un lien de réservation avec quelques créneaux fixes chaque semaine, aux heures où la cuisine est entre deux services, par exemple en milieu d'après-midi deux jours par semaine. Séparez une courte présentation d'une dégustation de produits plus longue, demandez dans la description ce qu'ils veulent montrer et s'il faut goûter ou simplement discuter, et gardez toute visite sans rendez-vous hors des heures de service. Les commerciaux ne frappent plus à la porte de service en plein déjeuner, et vous découvrez les nouveaux produits quand vous avez le temps de les juger.

Un commercial qui passe à 12 h 30 obtient un non pressé, et un producteur avec un bon produit risque de ne jamais avoir de vraie dégustation. Des plages fixes protègent le service et donnent à chaque fournisseur une écoute équitable. Elles permettent aussi de regrouper les rendez-vous : trois fournisseurs dans un après-midi plutôt que cinq interruptions sur cinq jours.

Sur Book, chaque service a un nom, un prix et une description facultative affichés sur votre page, et chaque créneau appartient à un service, tient dans une journée et a sa propre capacité. Aucun prix n'est nécessaire ici : laissez le champ vide pour chacun de ces services.

Les durées sont des exemples : fixez les vôtres. Les créneaux se répètent chaque semaine les jours choisis jusqu'à une date de fin : deux après-midi par semaine se mettent en place en quelques minutes.

Prenez le moment le plus calme de la journée, après le nettoyage du midi et avant la mise en place du soir, ou une matinée avant les livraisons si la cuisine ouvre tard. Évitez l'heure des livraisons et vos jours les plus chargés. Si le restaurant ferme un jour par semaine, quelques créneaux ce matin-là peuvent convenir aux producteurs qui viennent de loin. Les semaines où la brigade est réduite ou où vous lancez une nouvelle carte, n'ouvrez simplement pas ces créneaux : les commerciaux verront la semaine libre suivante.

Le formulaire de réservation demande prénom, nom, e-mail et téléphone, plus une note facultative qui vous parvient dans l'e-mail de nouvelle réservation et figure dans le fichier calendrier du visiteur. Demandez dans la description :

Lire la liste de prix avant vous dit si le rendez-vous vaut la peine, et vous permet de préparer vos questions sur les minimums de commande, les jours de livraison et la conservation.

Une dégustation demande un coin propre du passe, des assiettes et quelqu'un de disponible pour goûter avec vous, comme votre second ou votre chef pâtissier. Réservez les dégustations sur un créneau où cette personne est présente, et précisez dans la description que les échantillons doivent arriver à la bonne température. Si le produit doit être cuit, décidez à l'avance qui le cuit et sur quel équipement.

Vos fournisseurs actuels méritent aussi du temps : un court point chaque saison sur les prix, la qualité, les problèmes de livraison et les produits de saison à venir. Réservez-les vous-même depuis votre agenda dans le service de point fournisseur, quelques semaines à l'avance, pour que chacun prépare ses chiffres. Les placer dans les mêmes plages hebdomadaires que les nouveaux fournisseurs garde vos après-midi prévisibles, et un fournisseur qui connaît la date du point peut y soulever les problèmes plutôt que de téléphoner en plein service.

Vos réservations se synchronisent avec les agendas Google, iPhone ou Mac : les rendez-vous apparaissent à côté de votre propre planning, et la liste de réservations montre les visiteurs de la semaine. Annoncez les rendez-vous du jour au briefing d'avant-service, pour que la personne à la porte de service sache qui est attendu et oriente les visiteurs sans rendez-vous vers votre page de réservation.

Le visiteur ne peut pas déplacer ni annuler en ligne : il vous contacte, et vous déplacez le rendez-vous depuis votre liste de réservations puis le lui confirmez, car Book n'envoie pas d'e-mail en cas de changement. Après une bonne dégustation, réservez vous-même un rendez-vous de suivi depuis votre agenda ; prénom et nom sont obligatoires, e-mail et téléphone facultatifs. Book coûte 5 €/mois, tout compris : services et réservations illimités, sans commission, sans engagement.